「レコル」の年末調整機能を活用する3つのパターンとは

年末が近づくと、毎年やってくる「年末調整」。
書類の配布や回収、控除の確認、帳票作成など、どうしても手間がかかる作業です。
レコルでは、そんな年末調整をもっとスムーズに進められるよう、年末調整に必要な申告書類の情報収集、年間の所得税の計算（年調年税額）、従業員への過不足額の清算、源泉徴収票や給与支払報告書等の作成をクラウド上で簡単に行うことができる年末調整機能を提供しています。

ただし、企業の運用スタイルによって「どこまでをレコルでやるか」は少しずつ異なります。
従来通り紙で回収を希望していたり、税理士や外部システムに業務を委託していたりする企業様もいらっしゃるでしょう。

本記事では、レコルでの年末調整の３つの運用パターンを、流れとあわせてわかりやすくご紹介します。
レコルの年末調整機能が自社にマッチするか確かめたい方、ゆくゆくはレコルの年末調整機能を使いたい／段階的に使っていきたい方、利用は決めているが事前に流れについて知っておきたい方はぜひご一読ください。

1 レコルの年末調整機能がもたらすメリット
2 レコルの年末調整機能活用パターンとは

レコルの年末調整機能がもたらすメリット

レコルでは、以下の流れで年末調整を実施します。

年末調整業務の一連の流れをレコルで実施することで以下のようなメリットがございます。

【オンライン上で年末調整書類の情報を回収できる】
従業員はWeb上で各項目の情報を必要に応じて選択・入力するだけで申告が完了します。
いつものレコルの「パスワード」を利用し、年末調整に回答可能です。
※年末調整専用のパスワードを使用することもできます
また、給与担当者は従業員の提出状況を一目で確認でき、修正が必要な場合は差し戻しも可能となり、オンライン上でスムーズに回収を行うことができます。

【年税額の自動計算や還付・追徴額の反映も簡単】
申告内容をもとに年税額が自動計算され、ボタン一つで給与または賞与の控除項目に還付・追徴額を反映することができます。

【必要書類の自動作成】
年末調整計算結果を確定すると、市区町村や税務署に提出する給与支払報告書、源泉徴収票、法定調書合計表が自動作成されます。
※eLTAX用形式でのCSVとe-Tax用形式でのCSVの作成、またはPDF出力に対応
従業員は給与明細と同画面から源泉徴収票も確認できるようになります。

そのほか、以下の書類も出力可能です。
・扶養控除等（異動）申告書
・基礎控除申告書兼配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書
・保険料控除申告書
・給与所得の源泉徴収票
・給与支払報告書（総括表/個人別）

レコルの年末調整機能活用パターンとは

レコルでの年末調整の進め方は、貴社の運用方針や外部との連携状況に応じて柔軟に以下3つのパターンから選択できます。

パターン 1：レコルで完結！年末調整機能をフル活用する
パターン 2：従業員への依頼・回収は紙や別システムで。回答内容を管理者が入力するハイブリッド型
パターン 3：外部システム・税理士を併用する柔軟な活用型

最初からレコルですべて実施せず、ゆくゆくは内製化したい場合など、ご状況に合わせて利用範囲を検討してください。

パターン 1：レコルで完結！年末調整機能をフル活用する

従業員への回答依頼から回収、税額計算、帳票の作成まで、すべてレコル上で行います。

実際の流れ

事業所と従業員の情報を最新にする
・住所や代表者名、税務署名などの事業所設定に変更はないかを確認します。
・従業員の入社日や退職日、扶養の有無、所得税区分なども最新にしておきます。別途マイナンバーも登録しておきましょう。
年末調整の初期設定をする
・回答期限、還付・追徴方法、回答画面のパスワードなどを選択します。社内ルールに合わせて設定しましょう。
対象者を確認
・システムが自動で年末調整の対象者／対象外を判定します。
※手動での切り替えも可能。
回答依頼を出す
・メールまたは共通URLで案内します。
※レコルにメールアドレスの登録がなくても案内する方法があります。
従業員が回答する
・保険料控除、住宅ローン控除、扶養親族の情報などを入力します。
管理者が確認・差し戻し
・従業員の提出状況を一目で確認・催促できます。
・回答内容をチェックし、必要に応じて差し戻し可能です。
年税額を確定し、給与/賞与に反映
・自動で過不足額が計算され、ボタン一つで給与/賞与に反映できます。
書類を出力して確認する
・源泉徴収票、給与支払報告書、法定調書合計表をPDFやCSVで出力できます。
・eLTAXやe-Tax向けのデータも出力可能です。
従業員情報を更新する
・回答内容と利用者情報が異なる場合、レコルでは差分の情報をファイル出力することが可能です。
　差分を利用者情報へ反映して最新状態にしておくことで、来年の年末調整がスムーズになります。
・回答データそのものを出力することが可能なので、来年の年末調整に利用することもできます。

パターン 2：従業員への依頼・回収は紙や別システムで。回答内容を管理者が入力するハイブリッド型

年配の社員がいるので、紙での回収を継続したい／段階的に導入するので従業員の運用はそのままにしたい等の場合、レコルの年末調整機能を一部利用することができます。

実際の流れ

事業所と従業員の情報を最新にする
・住所や代表者名、税務署名などの事業所設定に変更はないかを確認します。
・従業員の入社日や退職日、扶養の有無、所得税区分なども最新にしておきます。別途マイナンバーも登録しておきましょう。
年末調整の初期設定をする
・還付・追徴方法などを選択します。従業員の回答にかかわる部分は初期値のままで構いません。
対象者を確認
・システムが自動で年末調整の対象者／対象外を判定します。
※手動での切り替えも可能。
従業員の申告内容をレコルに入力する
・直接入力またはインポートにて情報を入力します。
ステータスを確認済に変更し、年税額を確定し、給与/賞与に反映
・自動で過不足額が計算され、ボタン一つで給与/賞与に反映できます。
書類を出力して確認する
・源泉徴収票、給与支払報告書、法定調書合計表をPDFやCSVで出力できます。
・eLTAXやe-Tax向けのデータも出力可能です。
従業員情報を更新する
・回答内容と利用者情報が異なる場合、レコルでは差分の情報をファイル出力することが可能です。
　差分を利用者情報へ反映して最新状態にしておくことで、来年の年末調整がスムーズになります。
・回答データそのものを出力することが可能なので、来年の年末調整に利用することもできます。

パターン 3：外部システム・税理士を併用する柔軟な活用型

外部の専門家やシステムと連携しながら、必要な部分だけレコルを活用するパターンです。
「自社で給与計算はしているけれど、年末調整は税理士にお願いしている」
「人事労務システムを使っていて、そちらで年末調整まで完結している」
といった企業様に多く選ばれています。
レコルは他のサービスや専門家との併用にも対応しているため、自社の体制に合わせて柔軟に運用できます。
※実際の給与または賞与に還付・追徴額を手入力/インポートで反映することができるほか、
　年末調整機能では「回答情報」「支給・控除額」などのファイル出力、インポートに対応しています。

よくあるケース

税理士がレコル上で年末調整を行う
利用者として登録し権限を付与して、年末調整処理を代行してもらう運用です。
実際の流れはパターン 1と同じになります。
※請求人数にカウントされますのでご注意ください。
還付・追徴額のみ給与に反映する
外部システムで年末調整を完了し、その結果だけをレコル給与に反映します。
実際の給与または賞与に控除項目「年調過不足税額」をご用意しておりますので、確定した金額を手入力やインポートを行えば、給与や賞与の支給時に対応が可能です。

ポイント

レコルは柔軟に他サービスと併用できる設計です。
外部システムや税理士と併用する場合は、「どこからどこまでをレコルでやるか」を決めておくとスムーズです。
※回答情報／年税額情報／支給・控除額の出力に対応しています
自社に合った活用方法ができるか迷われた方は、ぜひサポートまでお問い合わせください。