初めて勤怠管理システムを導入しようとすると、勤務時間の自動集計、リアルタイムな勤務状況の把握、給与ソフトへの連携など、一見メリットしかないように思えます。しかしシステムということはエクセルや紙のタイムカードとは違って、導入後に「やっぱりこうだった」「これも必要かも」となった場合に自由に変更することができないというリスクを抱えています。
そこで今回は、勤怠管理システムの導入で後悔しないためにはどんなことに注意すればいいかを6つのポイントでご紹介します。
- ポイント1：自社の勤務体系にシステムが合うか
- ポイント2：打刻方法について
- ポイント3：社員が使いやすいシステムか
- ポイント4：クラウド型かパッケージ型か
- ポイント5：サポート体制について
- ポイント6：無料お試しの有無
ポイント1：自社の勤務体系にシステムが合うか
勤怠管理システム導入前にまず確認したいのが、自社の勤務体系に検討中のシステムが合うかどうかです。業者や会社規模ごとに就業規則や勤務体系は大きく異なります。
例えば、様々な自社独自の就業ルールに対応できるか
導入してから自社の就業ルールに合わなかったといったことがないように、
導入前に無理なく対応できるか確認することをオススメします。
また、勤怠管理システムの導入を機に無駄な運用がないか見直してみるのもいいかもしれません。
ポイント2：打刻方法について
勤怠管理システムには様々な打刻方法が用意されています。
例えば、ICカードをかざすだけで出退勤を記録できるタイムレコーダーや、パソコンのブラウザから各自がログインして打刻、あるいはスマホに専用アプリケーションをインストールして打刻する方法などが用意されています。
スマホやパソコン操作に慣れている人であれば、どんな打刻方法でも簡単につかいこなせるでしょうが、不慣れな人の場合はそうもいきません。その他にも指紋や静脈による打刻など不正打刻を防止できる打刻方法やスマホアプリのGPS機能を使って位置情報を打刻時に記録する方法などもあります。
どんな打刻方法が用意されていて、
自社の社員が使いこなせる打刻方法を選択することがポイントです。
ポイント3：社員が使いやすいシステムか
多くの社員が毎日使うシステムですので、使いやすく手軽に導入できることも勤怠管理システムを選ぶ上で大切になります。
勤怠管理システムを導入する際には、使い始めるまでに自社向けの設定や従業員の登録が必要になります。
また、導入後は全社員に使い方や運用を説明（教育）しなければいけません。誰でも使いやすい勤怠管理システムだと社員への教育コストもかからずにスムーズに導入することができるなどのメリットがあります。
誰でも使いやすい勤怠管理システムを導入することが大切
各担当者目線で使いやすさを確認したり、必要のない機能が多く、
オーバースペック故に複雑になっていないかを確認することをオススメします。
ポイント4：クラウド型かパッケージ型か
勤怠管理システムには大きく２つの種類があります。
１つはパッケージ型でパソコンに専用のソフトをインストールして使う勤怠管理ソフト。もう１つはネット環境さえあれば利用できるクラウド型の勤怠管理システムで、年々クラウド型を選択される方が増えてきています。
パッケージ型に比べてクラウド型のメリットは多くあります。
| クラウド版 | パッケージ版 | |
|---|---|---|
| ソフト管理 | 不要 | 必要 |
| 利用シーン | ネットとPC、スマホがあればどこでも使える | 特定のデバイスに限られる |
| バージョンアップ | 無償でバージョンアップ | 新たに買い直す必要がある |
| スマホとの相性 | 非常に良い | 対応されてない場合が多い |
自社に運用体制がしっかり整っている場合は、パッケージ型もオススメですが、
コストや利便性を考えるとクラウド型が有利で、すでにクラウドが時代の潮流となっています。
ポイント5：サポート体制について
サポートの体制についても事前に確認しておくことが大切です。
サポート対応が有料の勤怠管理システムもあり、導入後に思わぬコストがかかる場合もあります。導入後はもちろんのこと、導入前から無料で丁寧にサポートしてくれるサービスもあり特に初めて勤怠管理システムを導入する際は心強いサポートになります。
運用や就業ルールにあわせた設定方法の相談にのってくれるか。
あるいは操作方法のサポートはしてもらえるのか。
導入前にサポート体制がどうなっているか確認することをオススメします。
ポイント6：無料お試しの有無
これまでにご紹介したように勤怠管理システム導入時には確認すべきポイントが幾つかあります。
事前にホームページや資料で確認しておいても、いざ導入して使ってみると「自社の就業ルールにあわない」や「設定が複雑な上に使いにくい」などの問題が発生する場合があります。
導入後に自社に合わず失敗するケース
事前に自社と合っているかしっかり確認して、導入が成功するケース
多くの勤怠管理システムは導入前に「無料お試し」を用意していますので、
実際に使ってみて、自社にあったシステムか確認することをオススメします。
まとめ：初めて勤怠管理システムを始めて導入する際の６つのポイント
- ポイント1：自社の勤務体系にシステムが合うか
- ポイント2：打刻方法について
- ポイント3：社員が使いやすいシステムか
- ポイント4：クラウド型かパッケージ型か
- ポイント5：サポート体制について
- ポイント6：無料お試しの有無
勤怠管理システムは導入後に大きなメリットをもたらしてくれますが、一度導入すると全社員が使うシステムのため、運用を変えることは非常に難しいようです。ですので、導入した後に後悔することがないよう事前にこれらのポイントをしっかりと確認して、ぜひ自社に最適な勤怠管理システムを選んでください。
最後に：クラウド勤怠管理システム「レコル」のご紹介
「レコル」は豊富な機能を一人100円で利用できるクラウド勤怠管理システムです。
これまでご紹介したポイントを押さえながら、無料お試しで自社の運用に合うか是非ご確認ください。
