レコルの残業申請を正しく使うための設定方法と注意点
レコル導入を機に「残業申請を利用したい」という方も多いのではないでしょうか。
レコルでは勤務毎に割り当たっている「勤務設定」に基づいて労働時間や時間外を自動集計しますが、ここでは申請があった勤務のみ残業を認める残業申請制の設定方法についてご紹介します。
まず「勤務設定」について確認したい方は「レコルにおける勤務設定とは」をご覧ください。
残業申請制の設定を行うことで、通常は時間外を集計せず、申請を承認した場合のみ時間外を集計する運用が可能となります。
なお、時間外は自動集計でよいが、残業理由や予定残業時間などは申請させたいという場合はカスタム項目が活用できますので、本記事の後半に記載の番外編（カスタム項目の活用）を確認してください。
目次
レコルの残業申請
該当の勤務の「時間外を集計しない勤務設定」から「時間外を集計する勤務設定」に変更する申請区分を作成することで、残業申請制に対応できます。
ポイント
「勤務表の表示項目設定を設定する」から「勤務設定」を表示させると設定時にわかりやすくなります。
注意点
申請可能時間を制御する機能はございません。（残業開始後は残業申請ができなくなるなど）
申請された日時は記録されていますので、事前申請かどうかは承認者側でチェックし、差し戻し等の対応を行ってください。
残業申請の設定方法を選択する
時間外の計算方法により残業申請の設定可能な方法も異なります。
勤務時間(開始/終了)外の労働時間を残業時間として集計している場合は（１）、
1日の労働時間の内、所定時間を超えた分を残業時間として集計している場合は（２）をご覧ください。
（１）勤務時間(開始/終了)を丸めることで残業時間を集計しない方法
勤務表の開始/終了を、勤務設定の開始/終了に丸めることで、時間外を集計しない方法です。
対応できる時間外の計算方法：「日計算」「日・週計算」「週計算」「月計算」で開始/終了時刻が決められている場合
上段：残業申請前
下段：残業申請承認済み
設定マニュアル
残業申請があった勤務のみ時間外を集計する（「開始/終了」基準）
ポイント
「時間外」だけでなく「労働時間」や「実労働時間」も丸めて集計されます。
早出残業のみ、終業後のみ集計したい場合はこの方法が有効です。
「勤務表の表示項目設定を設定する」から「開始/終了（丸め）」を表示させると設定時にわかりやすくなります
（２）所定時間を空白に設定することで残業時間を集計しない方法
所定時間を空欄にすることで時間外の集計を行わない方法です。
対応できる時間外の計算方法：「日計算」のみ
上段：残業申請前
下段：残業申請承認済み
設定マニュアル
残業申請があった勤務のみ時間外を集計する（「所定時間」基準）
ポイント
所定時間を元に集計される「時間外」項目を集計しない設定です。
「時間外」以外の「法定外残業」や「勤務分析の時間外労働※」は集計されます。
※「【その他】勤務表の時間外を表示する」に設定している場合を除く
注意点
所定時間が関わる「所定時間」「所定内労働」「所定不足時間」が集計されなくなりますのでご注意ください。
どの時刻を基準に集計を行うかを選択する
残業申請を承認した際に、
打刻時間でそのまま集計するのか（１）、申請時間で集計するのか（２）を設定します。
希望する運用に合わせてどちらかを選んでください。
（１）打刻時間でそのまま集計する
勤務設定の変更のみ申請する申請区分を作成します。
（２）申請時間で集計する
勤務設定の変更と、「開始」または「終了」の変更を申請する申請区分を作成します。
ポイント
「環境設定」から打刻時間の反映方法を以下のように設定します。
注意点
打刻時間と申請時間の早い方を判別して採用する機能はありません。
申請時間を採用する設定を行っている場合、申請承認が行われたタイミングに関わらず申請時間が採用となります。
例）終了20:00で申請 打刻20:30の場合 終了20:00として時間外を集計
終了20:00で申請 打刻19:30の場合 終了20:00として時間外を集計
※勤務履歴や打刻ログから打刻時間は確認できますので、確認し、必要に応じて差し戻し等の対応を行ってください。
よくある間違い
・残業する時間帯（18:00～20:00など）を申請するわけではなく、開始時刻や終了時刻を申請します。
・残業時間（02:00など）をそのまま申請するわけではありません。
具体的な設定例
上記でご紹介した残業申請の設定方法と、どの時刻を基準にするかは、自由に組み合わせて設定が可能ですので、運用に合わせて設定を行ってください。
お客様からよくいただく残業申請の例を以下にご紹介します。
- 朝残業のみ申請制とし、夜残業は自動集計としたい
開始時間のみを丸める勤務設定と、丸めを行わない勤務設定を作成し、勤務設定の変更を申請させることで対応可能です。
- 残業終了の予定時刻を申請をし、その後実績申請をしたい
- 予定申請
- 実績申請
カスタム項目（時間形式）で「予定終了時刻」を作成します。
承認されることで、勤務表上に「終了」と「予定終了時刻」を並べることができます。
勤務設定の変更を申請することで時間外が集計されます。
番外編（カスタム項目の活用）
- 時間外は打刻通り自動集計するが、残業理由を申請させたい
カスタム項目（テキスト形式）で「残業理由」を作成し、申請させます。
- 残業時間を申請させたい
カスタム項目（時間形式）を用いて、残業時間（02:00）を申請させます。
合計時間を集計する設定を行えば、月の集計を行うことも可能です。
レコルの設定を進めよう
残業申請をシステム化することで勤怠管理の効率化を実現できます。
設定の見直しやご相談がある場合は、ぜひ無料お試し登録後、レコルのメールサポートまでお問い合わせください。
ご希望の管理方法、集計方法をお聞かせいただければ、実際の運用に即したサポートをご提供いたします。
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