勤務区分の上手な使い方 — レコルで「どういう勤務状況だったのか」を正しく管理する
勤務区分は、“どういう勤務状況だったのか”という状況（ステータス）を示す項目です。
「出勤」「欠勤」「有給休暇」「午前休」「午後休」など、勤務状況をラベル付けすることで、日数や回数の集計ができます。1勤務につき最大3つまで割り当てることが可能です。
※出退勤の打刻を行った場合は自動で「出勤」が記録されます。
勤務区分を活用することで、ダッシュボードや勤務管理画面で「出勤」や「有給休暇」などの勤務状況を確認することもできます。
勤務区分は勤務集計オプションを設定することで、勤務集計に影響する設定を追加することもできます。
詳しくは「勤務区分とオプション設定について」をご参照ください。
このブログでは、勤務区分の勤務集計オプションについて、 現場で使える具体的な活用方法 をわかりやすくまとめます。
設定に迷ったときの参考にしてください。
具体的な設定については「勤務区分を設定する」を確認してください。
目次
勤務区分項目のカウントを活用する
勤務区分は、勤務表上で勤務区分項目自体の数をカウントできます。以下のような用途で特に有効です。
- 遅刻／早退の発生回数をカウントしたい（※遅刻／早退時間は別途自動集計可能）
- 振替休日と振替出勤の日数が月内で一致しているかチェックしたい
- 出張回数をカウントして手当算出に使いたい
必要な回数／日数分だけ勤務区分を用意して割り当てると、勤怠の集計ができ、給与計算に直接活用できます。
手動で割り当てるだけではなく、打刻ボタンの設定と組み合わせることでボタンを押すと自動的に勤務区分が割り当たる設定を追加することもできます。（例：打刻ボタンで勤務区分#3に「給食」を反映）
詳細は「【打刻ボタンの追加】勤務処理を設定します」をご確認ください。
「出勤日数のカウント/休暇日数のカウント」を活用する
勤務区分に出勤日数や休暇日数（有給休暇や介護休暇などのその他休暇）のカウントをするオプションを追加することができます。
カウントは1日または0.5日の設定が可能です。
こちらで設定したカウントは [勤務表]の「勤務日数・休暇項目」でカウントされます。
例えば、出勤の打刻を行うと自動的に「出勤」の勤務区分が割り当てられますが、打刻ボタンの設定と組み合わせて在宅勤務の日は「在宅出勤」という勤務区分を割り当てるようにしたいとき、「出勤日数のカウント」を設定しておけばそれぞれの件数とは別に「出勤日数」をカウントすることができます。
同様に休暇については「休暇日数のカウント」で設定すれば、勤務区分の追加や変更（取得）をすると自動的に残日数の管理まで行うことができます。
有給休暇や子の看護等休暇、介護休暇など初期値をすでにご用意しておりますので、参考にしながら自社独自の休暇があれば休暇設定で追加後、勤務区分も設定をしてください。
「労働時間として扱う時間を設定する」を活用する
有給休暇や特別休暇などの勤務区分を作成する際に、労働時間として集計することが可能です。
休暇以外でも、「リモート勤務」という区分の時や「出張」という区分の時はみなし労働にしたい、といった場合にも、「労働時間として扱う時間を設定する」を活用することができます。
設定には【開始/終了時間を指定】する方法と【労働時間を指定】する方法の２つがあります。
それぞれにどのようにして労働時間として扱うのかを解説します。
扱う方法によって集計結果が異なる場合がありますのでご注意ください。
なお、詳しくは「有給休暇（特別休暇）の勤務区分の労働時間として扱う時間の設定」を参照してください。
開始/終了時間を指定して労働時間として扱う時間を設定する
・開始/終了
・勤務設定の開始/終了を参照する
上記２つは勤務表の「開始/終了」時刻に設定した時刻を入れることで労働時間として扱う時間を設定します。
「勤務設定の開始/終了を参照する」の場合にはその日に設定されている「勤務設定」の「開始/終了」を参照して反映されます。
例えば
「開始/終了時刻の入力」：09:00～18:00
で設定されている場合、「開始/終了：09:00-18:00」にて労働したことととみなされるため、
開始/終了に基づく集計（遅刻/早退や、休憩など）も同時に行われます。
労働時間を指定して労働時間として扱う時間を設定する
・労働時間
・勤務設定の所定時間を参照する
・休暇設定の所定時間を参照する
上記３つは勤務表の「労働時間」に加算したい時間を記入することで労働時間として扱う時間を設定します。
そのため、休憩時間などは集計されません。
注意点
出退勤打刻があった場合に、重複分を加算するかは設定によって異なりますので注意が必要です。
ご希望に合った設定をお選びください。
例）重複が加算されないケース
→開始/終了時間を指定して労働時間として扱う時間を設定する２つ
「開始/終了時刻の入力」：09:00～18:00
勤務表の開始、終了打刻 ：08:30～19:00
重複分は加算しないため、労働時間の合計は9時間30分
例）重複が加算されるケース
→労働時間を指定して労働時間として扱う時間を設定する３つ
「労働時間」：0800
勤務表の開始、終了打刻 ：08:30～19:00
重複分を加算するため、労働時間の合計は17時間30分
「日付形式を指定する」を活用する
日付形式（出勤日（平日）か、所定休日か法定休日か）は基本的にカレンダー設定で管理しますが、特定の勤務区分を割り当てることで、強制的に日付形式を変更することができます。
例えば「振替休日」の勤務区分を作成し、「日付形式を指定する」で「法定休日」を選択すると、「振替休日」の勤務区分が割り当てられた日は自動的に「法定休日」となります。
逆に「振替出勤」の勤務区分を作成し、「日付形式を指定する」で日付形式を「出勤日」に変更することもできます。
そのほかには、シフトの「公休」の勤務区分を作成し、「所定休日」に変更するといった運用も可能です。
詳細は以下のマニュアルでもご確認いただけます。
日付形式を変更することで、勤務集計が変更になります。
休日の労働時間を集計したり、場合によっては月の所定時間（勤務設定の所定時間 × カレンダー”出勤日”の日数）が変更となります。
給与の割増の計算や、勤怠管理を効率的に行うために、「日付形式を指定する」のオプションを活用してみましょう。
※日計算の場合のみ、所定休日の労働時間を全て時間外として計算することも可能です。法定休日の場合は、時間外を集計することはできません。
「表示オプション」を活用する
勤務区分には上記以外にも便利なオプションがあります。ここでは特に「雇用区分ごとの表示制御」を紹介します。
雇用区分ごとの表示制御
特定の雇用区分（正社員／パート・アルバイトなど）にのみ勤務区分を表示する設定が可能です。不要な勤務区分を非表示にすることで、現場での選択ミスや誤申請を減らせます。
具体例：
- パート・アルバイトには「特別休暇」を非表示にし、正社員のみ選択できるようにする
- パート・アルバイトには「在宅勤務」を非表示にして、誤った編集を防止する
こうした表示制御を行うことで、従業員や管理者のミスや修正の手間を減らすことができます。
設定方法の詳細は「表示オプションを設定します」をご参照ください。
レコルの設定を進めよう
「勤務区分」の設定を活用することで、給与計算に紐づく計算が楽になったり、日々の運用の手間が軽減したりします。
設定で戸惑うことがあれば、マニュアル等の各コンテンツやサポートを利用してください。
勤怠管理システムは最初の設定に一番工数がかかりますが、これを乗り越えれば日々の運用がかなり楽になります。
ぜひレコルを使いこなし、業務効率化を実現してください。
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