給与明細のWeb化とは？特徴やメリットを解説！

近年、給与計算業務のクラウド化が進む中、紙の給与明細運用に伴う手間やコストに課題を感じている企業が増えています。

レコルの勤怠管理プランを利用している企業を対象に2024年11月に実施したアンケートでは、回答企業150社のうち62％がWeb給与明細機能の利用を希望していることが判明しました。この結果から、多くの企業が給与明細のWeb化に関心を寄せていることがうかがえます。

本記事では、給与明細Web化の仕組みやその具体的なメリットについて解説し、導入を検討する際のヒントをお届けします。

現在の運用に課題を感じている方はもちろん、現状に満足している方も、今後の選択肢としてぜひご一読ください。

給与明細のWeb化とは、紙で配布していた給与明細をデジタルデータとしてクラウド上で管理し、従業員がスマートフォンやパソコンを用い、インターネット経由で給与明細を確認できる仕組みです。

この仕組みでは、給与明細書の印刷や封入、発送作業などの業務が不要となるため、コストや手間を大幅に削減できます。また、過去の給与明細をいつでも簡単に検索・閲覧できるようになり、従業員にとっても利便性が高まります。

Web給与明細システムには発行や配信に特化した専用のシステム、給与計算・人事労務と一体になったシステムなど、様々なタイプが存在します。本記事では給与計算システムと一体型のWeb給与明細機能の特徴を紹介します。

■Web閲覧

Webブラウザで閲覧可能な専用ページへ従業員が個別にログインし、給与明細の閲覧・ダウンロードを行えます。

■給与明細の生成・管理

給与計算データから自動で明細を生成します。また、過去の明細も一元的に管理できます。

■給与明細の公開通知

Web公開日の設定やメール通知機能を活用して、従業員に迅速かつ確実に明細を届けることが可能です。

■外部システム連携

給与計算データは外部システムと連携することも可能で、CSVデータを取り込み、Web給与明細を簡単に生成・配信できます。

給与明細のWeb化は、紙による運用に伴う手間やコストを削減するだけでなく給与計算担当者の業務効率や従業員の利便性を大幅に向上させるメリットがあります。ここでは、給与明細をWeb化することで得られる4つのメリットを紹介します。

■業務効率の向上

給与明細の自動生成やWeb配信により、印刷、封入、配布などの作業が不要になります。特に多くの従業員を抱える企業では、大幅な作業時間の短縮が期待できます。

■コスト削減

専用用紙や印刷用トナー、郵送費用など、紙明細にかかるコストがゼロになります。さらに、管理業務の負担軽減により、人件費の削減にもつながります。

■従業員の利便性向上

従業員はスマートフォンやパソコンからいつでもどこでも明細を確認することができます。紙の明細を紛失するリスクがなく、必要に応じて明細を簡単にPDFで再発行することも可能です。

■柔軟な明細管理

Web上で給与明細を一元管理できるため、過去の明細をすぐに検索・確認可能です。従業員からの問い合わせにも迅速に対応でき、管理業務の効率化が図れます。

レコルでは、給与明細Web化を実現する給与計算オプションを提供しています。

このオプションではWeb給与明細に関する以下の多彩な機能を備えており、幅広いニーズに対応します。

■給与明細のオンライン化で業務効率化とコスト削減を実現

レコルの勤怠データと連携することができ、その給与計算結果から給与明細を自動生成し、Web上で従業員へ配信可能。印刷や封入、発送の手間が不要になることで、業務効率向上とコスト削減を同時に実現可能です。

■複数デバイス対応

従業員が自分の給与明細をスマートフォン、パソコンなどのデバイスから個別ログインで確認可能。従業員が好きなタイミングでアクセスできます。

■公開タイミングの柔軟設定

給与支給日当日の10時に一斉公開など、公開スケジュールを柔軟に設定可能です。

■外部システムのスムーズな連携

給与計算を他社ソフトの利用や外部委託している場合も、給与計算結果データをCSVまたはテキスト形式のファイルでレコルに一括で取り込み、簡単に給与明細をWeb発行することができます。

クラウド型勤怠管理システムのレコルは給与計算オプションもご用意しています。

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