賃金台帳の記載事項とは？保存期間や無料フォーマットも紹介
賃金台帳は、労働基準法で作成・保存が義務付けられている帳簿で、労働者名簿・出勤簿と並ぶ「法定三帳簿」のひとつです。従業員を1人でも雇用していれば、会社の規模や業種を問わず作成しなければなりません。
この記事では、賃金台帳の基本ルールと法定の記載事項、保存期間を整理したうえで、無料フォーマットの入手先から効率的な作成方法まで、人事担当者が押さえておきたいポイントをわかりやすく解説します。
目次
賃金台帳とは
賃金台帳とは、従業員ごとの賃金の支払状況を記録する帳簿です。労働基準法第108条により、使用者は事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金を支払うたびに、賃金計算の基礎となる事項や賃金の額などを遅滞なく記入しなければならないと定められています。
作成義務を負うのは、労働基準法上の「使用者」、実務的には会社などの事業主です。実務上は給与計算を担当する人事・労務部門が作成するのが一般的ですが、給与計算を社会保険労務士や給与計算代行会社に外部委託している場合でも、作成・保存の義務はあくまで事業主側にあります。
労働基準監督署の調査（臨検監督）では、法定三帳簿と呼ばれる「賃金台帳」「労働者名簿」「出勤簿」の提出を求められることが多く、日頃の整備状況がそのまま会社の労務管理の水準として評価されます。
給与明細や源泉徴収簿との違い
賃金台帳と混同されやすい書類に「給与支払明細書」（以下、給与明細）と「源泉徴収簿」があります。いずれも給与に関する書類ですが、目的も根拠となる法律も異なります。
給与明細は、所得税法などに基づいて従業員に交付する書類で、支給額や控除額を本人に通知することが目的です。交付義務はありますが、会社側に保存義務はありません。
一方、源泉徴収簿は、源泉所得税や年末調整の計算過程を記録するために国税庁が作成を推奨している帳簿で、法律上の作成義務はないものの、実務上は作成するのが一般的です。
3つの書類の違いは以下のとおりです。
| 書類名 | 主な目的 | 根拠となる法律 | 会社の義務 |
|---|---|---|---|
| 賃金台帳 | 賃金の支払状況を労働者ごとに記録する | 労働基準法 | 作成・保存義務あり （違反には罰則あり） |
| 給与明細 | 支給額・控除額を従業員本人に通知する | 所得税法など | 交付義務あり （会社側の保存義務はなし） |
| 源泉徴収簿 | 源泉所得税・年末調整の計算過程を記録する | 法令上の定めなし （国税庁が作成を推奨） | 法律上の義務なし （実務上は作成が一般的） |
なお、給与明細に労働日数や労働時間数など法定の記載事項がすべて含まれていれば、給与明細（の控え）を賃金台帳として代用することも可能です。
ただし、一般的な給与明細には労働日数や性別などが記載されていないことも多いため、代用する場合は記載事項に漏れがないかを必ず確認しましょう。
年末調整の際に従業員へ交付する「源泉徴収票」については、以下の記事で詳しく解説しています。
参考：源泉徴収票の書き方を見本付きで解説！初めて作成するときの確認ポイントとは？｜レコルブログ
賃金台帳の基本ルール
賃金台帳を作成する際は、「どの単位で」「誰について」作成し、「いつまで」保存するのかという基本ルールを押さえておく必要があります。順に確認していきましょう。
賃金台帳の対象事業場
賃金台帳は、企業単位でも部署単位でもなく、「事業場ごと」に作成します。事業場とは、本社・支店・工場・店舗など、場所的に独立して業務が行われている単位のことです。
例えば本社のほかに支店が2つある会社であれば、3つの事業場それぞれで賃金台帳を調製し、備え付けるのが原則です。
給与計算を本社で一括して行っている場合でも、各事業場で自分の事業場の従業員分の賃金台帳を確認・出力できる状態にしておく必要があります。
労働基準監督署の調査は事業場単位で行われるため、「台帳は本社にしかなく、その場で提示できない」という状態は避けましょう。
賃金台帳の対象者
賃金台帳は、雇用形態を問わず、すべての労働者について作成が必要です。様式は常用労働者用（様式第20号）と日雇労働者用（様式第21号）に分かれており、日々雇い入れられる労働者は常用労働者と分けて管理します。
なお、日雇労働者でも1か月超、継続して使用される場合は、常用労働者扱いとなります。
作成の要否を間違いやすいケースは以下のとおりです。
- パート・アルバイト
- 派遣労働者
- 役員
- 個人事業主
労働時間に関わりなく作成が必要です。
賃金を支払う派遣元の会社が作成します。派遣先での作成は不要です。
労働者ではないため、役員報酬のみを受け取っている場合は、法律上は作成義務はありません。ただし、役員報酬とは別に労働者としての賃金（給与）が支払われている使用人兼務役員については、その賃金部分について賃金台帳の作成が必要です。
もっとも、役員報酬も源泉所得税や社会保険料は控除対象となりますので、作成義務のない役員の台帳（役員報酬台帳）も、従業員と一括で管理すべく、同じ形式で作成・保存するのが一般的です。
事業主本人の分は不要ですが、1人でも雇用すれば、その従業員の分は作成が必要です。
賃金台帳の保存期限｜原則5年・当面3年
賃金台帳の保存期間は、労働基準法第109条により5年間と定められています。ただし、同法第143条の経過措置により「当分の間は3年間」とされており、2026年7月現在もこの経過措置は続いています。
保存期間の起算日は、「最後の記入をした日」です。ただし、最後の記入をした日よりも賃金の支払期日が後である場合は、支払期日が起算日となります。
例えば、3月末締め・4月25日支払いの賃金を4月10日に記入した場合、起算日は記入日の4月10日ではなく、支払期日の4月25日です。
保存期間が5年に延長された背景には、2020年4月の法改正で賃金請求権の消滅時効が5年（当分の間3年）に延長されたことがあります。未払残業代の請求など労務トラブルへの備えという観点からは、5年保存を前提とした運用にしておくと安心です。
なお、賃金台帳は電子データで保存することも認められています。法定の記載事項をすべて満たしたうえで、事業場ごとに、必要なときに直ちに画面へ表示し、印刷できる状態になっていれば紙で備え付ける必要はありません。
賃金台帳にまつわる罰則
賃金台帳を作成していない場合、法定の記載事項に漏れがある場合、虚偽の記載をした場合、保存期間内に廃棄・紛失してしまった場合は、30万円以下の罰金の対象となり得ます。（労働基準法第120条１号）
実務上、より現実的なリスクは労働基準監督署の調査対応です。臨検監督では法定三帳簿がほぼ必ず確認され、記載漏れや出勤簿・タイムカードとの不整合があれば是正勧告や指導の対象になります。
特に時間外・休日・深夜労働の時間数が記載されていないと、割増賃金が正しく計算されているかを監督官が確認できず、未払残業代を疑われる要因にもなります。
賃金台帳の整備は、罰則を避けるためだけでなく、調査の際に適正な労務管理を証明するためにも重要です。
賃金台帳の記載事項
賃金台帳に記載すべき事項は、労働基準法施行規則第54条で定められています。
以下で紹介する項目はすべて法定の必須項目であり、1つでも欠けていると賃金台帳として認められません。項目ごとに、書き方のポイントと記載漏れがあった場合のリスクを解説します。
従業員の氏名・性別
賃金を支払う従業員の氏名と性別を記載します。賃金計算そのものには影響しない項目ですが、法定の記載事項ですので漏れなく記載しましょう。同姓同名の従業員がいる場合に備えて、社員番号や所属を併記しておくと管理しやすくなります。
労働者名簿の記載内容と食い違いがないよう、氏名変更などの際は両方をあわせて更新することも大切です。
賃金計算期間
「4月1日から4月30日まで」のように、支払った賃金がどの期間の労働に対するものかを記載します。支払日や支払月だけを記録するのでは足りず、締め日に基づく計算期間そのものを明示する必要があります。
なお、雇用期間が1か月に満たない日雇労働者については、賃金計算期間の記載は不要です。
労働日数・労働時間
賃金計算期間内の労働日数と総労働時間数を記載します。労働日数は、就業規則上の所定労働日数をそのまま転記するのではなく、その期間に実際に出勤した日数を記入します。
ただし、年次有給休暇を取得した日は、通常の労働時間労働したものとみなして労働日数・労働時間数に含めて記入し、年休分であることがわかるよう括弧書きなどで区別しておきます。
出勤簿やタイムカードの記録と一致している必要があり、両者に食い違いがあると、労働基準監督署の調査で真っ先に指摘されるポイントです。
なお、労働時間規制が適用されない管理監督者については、労働時間数、時間外労働時間数、休日労働時間数の記載は不要です。
ただし、深夜労働の割増賃金は管理監督者にも適用されるため、深夜労働時間数は記載しなければなりません。
時間外労働・休日労働・深夜労働時間数
時間外労働、休日労働、深夜労働の時間数は、それぞれ区分して記載します。
時間外労働は25％以上（月60時間を超えた部分は50％以上）、法定休日労働は35％以上、深夜労働は25％以上と割増率が異なるため、まとめて「残業〇時間」と記録しているだけでは、割増賃金を正しく計算した根拠を示せません。
割増率の区分ごとに時間数がわかる形で記載しましょう。
基本給・手当など
基本給、役職手当、通勤手当、時間外手当など、賃金の種類ごとにその金額を記載します。手当をまとめて1つの金額で記録するのではなく、種類ごとに分けて記載することがポイントです。
また、通貨以外のもの（現物給与）で支払った賃金がある場合は、その評価総額を記載します。
賃金から控除した項目・金額
社会保険料（健康保険料・介護保険料・厚生年金保険料）や雇用保険料、源泉所得税、住民税など、賃金から控除した項目とその金額を記載します。なお、社宅費や財形貯蓄など法定控除以外のものを賃金から控除するには、労使協定の締結が必要です（労働基準法第24条第1項ただし書）。
協定を結ばずに控除していると、賃金台帳の記載をきっかけに調査で指摘されることがあるため、控除項目の根拠もあわせて確認しておきましょう。
賃金台帳の作り方
賃金台帳には決まったフォーマットがなく、法定の記載事項を満たしていれば、どのような方法で作成しても構いません。ここでは、無料フォーマットの活用から効率的な作成方法まで、順を追って紹介します。
無料フォーマットを利用する
「まずは手軽に始めたい」という方には、厚生労働省が公開している無料フォーマットの利用がおすすめです。主要様式ダウンロードコーナーから、常用労働者用の様式第20号と日雇労働者用の様式第21号をダウンロードできます。
法定の記載事項がすべて網羅されているため、先に記載内容を確認したい方も、まずはこの様式に目を通しておくとよいでしょう。
手書き・表計算ソフトで作成する
賃金台帳は、手書きやExcelなどの表計算ソフトで自作することもできます。厚生労働省の様式をベースに、自社の手当項目にあわせてカスタマイズすれば、費用をかけずに運用を始められます。
ただし、毎月、全従業員のタイムカードを手計算し、残業時間や深夜時間をExcelに手作業で入力するのは膨大な時間がかかります。さらに法改正で保険料率が変わるたびに計算式を直す必要があり、入力ミスや計算ミスのリスクが常に付きまといます。
従業員数が増えるほど作業負担とミスのリスクは大きくなり、賃金台帳の不備は前述のとおり罰則や労働基準監督署の指摘につながりかねません。
レコルで作成する
賃金台帳を作成し、管理する際の負担を解消したい場合は、「レコル」の活用が有効です。勤怠管理システム「レコル」なら、日々の打刻データから残業時間や深夜時間を分単位で自動集計でき、給与計算オプションを利用すれば賃金台帳の作成も可能です。
出力期間の指定や出力レイアウトのカスタマイズにも対応しているため、常用労働者用・日雇労働者用を分けて作成したり、自社に必要な情報を盛り込んだ賃金台帳を自由に出力したりできます。
保険料率などの法改正にもシステム側で対応するため、計算式のメンテナンスに追われる心配もありません。
日々の勤怠データがそのまま賃金台帳の根拠資料となるので、出勤簿との不整合も起こりにくく、調査対応の面でも安心です。
まとめ
賃金台帳は、従業員を雇用するすべての会社に作成・保存が義務付けられた法定三帳簿のひとつであり、法定の記載事項を漏れなく記録する必要があります。
記載漏れや出勤簿との不整合は、罰則の対象となるだけでなく、労働基準監督署の調査で未払残業代を疑われる要因にもなります。
人事担当者としては、「毎月の給与支払いの都度、正確に記録し、きちんと保存する」という基本を確実に回せる体制づくりが何より重要です。
手作業での管理に限界を感じたら、勤怠管理システムの活用も視野に入れ、正確で効率的な賃金台帳の運用を目指しましょう。
プロフィール
長澤 千晴（特定社会保険労務士／産業カウンセラー／ライター） |
| 長澤アンカー社会保険労務士事務所 代表 HR専門のコンテンツマーケティング「人事ライター」所属 大学卒業後、大手旅行会社に入社し、団体旅行営業・添乗業務を担当。その後、出版業界に転身し、月刊誌・隔週刊誌・週刊誌及び書籍・ムックの編集に従事。 |
https://jinjiwriter.com/author/Chiharu
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