さて、2019年4月より、残業時間『時間外労働』の上限規制が始まっています（中小企業は2020年4月から適用）。そこで、このルール（詳細は罰則付き！時間外労働の上限規制）を守るために必要となる労働時間管理のポイントについてお話します。
まずは、労働時間のルールを改めて整理しておきましょう。
１．時間外労働は、36協定を締結したうえで、原則1か月45時間以内・1年360時間が限度時間となっている。
２．特別条項付き36協定を締結すれば、限度時間を超えて時間外労働が可能となるが、その数は、年6回以内に収めなければならない。
３．限度時間を超える時間外労働を行う場合には、事前に特別条項付き36協定で定める所定の手続きが必要となる
４．どんな場合であっても、時間外労働の上限は、1か月100時間未満・1年720時間以内としなければならない。
５．常に「時間外労働」＋「法定休日」の上限を1か月100時間未満・2～6か月の各期間における1か月平均を80時間以内としなければならない。
＜ポイント１＞年間スケジュール・月間スケジュールによる時間外労働等の管理
1年のうちの業務繁忙期（時間外労働が45時間/月を超える可能性がある月）を「6回以内」とする計画を立てておく必要があります。年間の業務スケジュールを立てて、時間外労働が45時間/月を超える可能性がある月を想定・計画しておくのです。
特別条項を適用する場合には、想定・計画した分を合わせて「6回以内」に収まるのかを確認しながら時間外労働を行う必要があります。
「例年であれば、そんなに忙しくないはずなのに…」
例えば、1年のうち、春と秋が忙しいAさんは、例年５か月程度、特別条項を適用して時間外労働を行っています。つまり、あと1回しか特別条項を適する余裕がない訳です。でも、今年は、例年であれば業務が落ち着いているはずの「8月」に臨時の業務が入ってしまい45時間を超える時間外労働を行うことになりました。
計画通りであれば、これで最後の「1回」を使ってしまうことになり、これ以上45時間を超える時間外労働はできないことになります。もし、年末に臨時の業務が入ってしまったら…。同僚や上司に助けを求めるなどによって、Aさんは時間外労働を45時間以内に抑えなければなりません。
時間外労働や休日出勤を行わせる場合には「事前申請」を活用することをお勧めします。事前申請により、本当に必要な業務であるのか？ 休日出勤や時間外労働時間は今やらなければならない業務なのか？ だれかに協力を仰ぐことはできないのか？ についても目を配ることが可能となります。
※この場合の「1年」は各社で締結している36協定の有効期間の1年となります。
＜ポイント２＞限度時間を超える前に所定の手続きが必要！
限度時間を超える前に、特別条項付き36協定に記載されている「労使協議の上」「通告の上」等の所定の手続きが必要です。
36協定に定める限度時間（原則：1か月45時間・1年360時間）を超える前に、「超えそうだ」ということに気付く必要があり、かつ、「超える前に」所定の手続きを経ることで限度時間を超える時間外労働が可能となるのです。この一定の手続きを経ない場合には、法違反となってしまいます。
自身による管理もさることながら、管理職も部下の時間外労働時間の現状を定期的に確認するなど、限度時間を「超える前」に動ける体制を整えなければなりません。
＜ポイント３＞時間外労働だけでなく、法定休日の労働時間も把握する
これまで、36協定では「時間外労働」の上限時間と「法定休日」に労働させることのできる日数の上限を定めていました。つまり、法定休日は日数の管理となっていました。
法改正後は、「時間外労働」、「法定休日」ともに時間数で把握する必要があります。その時間は、図表1の通り、特別条項の有無にかかわらず、1年を通して常に、①1か月100時間未満、②2～6か月平均80時間以内に収めなければならないのです。
（図表1）36協定における限度時間
| 限度時間 | 法定休日労働時間 | |
| 原則 | 1か月45時間 1年360時間 | 含まず |
| 1か月100時間未満 | 含む | |
| 2～6か月平均で80時間以内 | 含む | |
| 特別条項 年6回まで |
1年720時間 | 含まず |
| 1か月100時間未満 | 含む | |
| 2～6か月平均で80時間以内 | 含む |
例えば、時間外労働が特別条項の適用とはならない「45時間以内」であっても、法定休日の時間を加えて100時間未満としなければ法律違反となってしまいます。
この場合、法律違反に対しては「6か月以下の懲役または30万円以下の罰金」が科せられることがあります。
これら労働時間のルールは、すべての社員が知っておかなければなりません。もちろん、管理職が管理するべき事項ですが、何もかも管理職頼みとするのは無理があるでしょう。時間外労働は毎日積み重ねられていくものです。リアルタイムでの時間把握が必要となります。自身の労働時間のことは自身で管理することが、手っ取り早いですよね。
「私の残業、このままだと45時間を超えそうなのですが…」と部下が言ってくれるようになることが理想です。
労働時間はこうやって管理する！
法改正後の労働時間管理をシミュレーションにもとづいて解説します。
図表2が4月から9月までの時間外労働等の実績です。
（図表2）時間外労働時間上限規制のシミュレーション
| 4月 | 5月 | 6月 | 7月 | 8月 | 9月 | |
| 時間外労働時間 | 45時間 | 40時間 | 50時間 | 42時間 | 60時間 | 46時間 |
| 法定休日労働 | 40時間 | 30時間 | 25時間 | 30時間 | 26時間 | 27時間 |
| 合計 | 85時間 | 70時間 | 75時間 | 72時間 | 86時間 | 73時間 |
①6・8・9月においては、1か月45時間を超えた「時間外労働時間」となっていますので、特別条項の適用を受けなければなりません。つまり、45時間を超える前に所定の手続きが必要となります。
②各月の時間外労働時間+法定休日労働＜100時間ですので法違反ではありません。
③2～6か月の平均を見ると
a(8月、9月の2か月平均)：73+86÷2=77.5H≦80H ⇒ 〇
b(7月、8月、9月の3か月平均)：73+86+72÷3=77H≦80H ⇒ 〇
c(6月、7月、8月、9月の4か月平均)：73+86+72+75÷4=76.5H≦80H ⇒ 〇
d(5月、6月、7月、8月、9月の5か月平均)：73+86+72+75+70/5=75.2H≦80H ⇒ 〇
e(4月、5月、6月、7月、8月、9月6か月平均)：73+86+72+75+70+85/6=76.83H≦80H ⇒ 〇
すべて、80時間以内となっているので、法律違反とはなりません。
では、１０月の「時間外労働時間＋法定休日労働」は何時間以内に抑えれば法律違反とはならないのでしょうか。
2～6月の平均（10・9月、10・9・8月、10・9・8・7月、10・9・8・7・6月、10・9・8・7・6・5月）のすべての時間を80時間以内とするには、10月の「時間外労働時間＋法定休日労働≦81時間」とする必要があるのです。
このことを10月が始まる前（9月が終了した時点）で、本人と管理職が確認したうえで働くことが法律違反とならないために重要なこととなります。
計画的な業務配分をしましょう！
今後は、管理職が部下の時間外労働の状況をリアルタイムで把握できなければ、時間外労働を指示することさえできなくなります。
図表2の場合、9月に時間外労働時間や法定休日の労働が多く予想されているのであれば、8月の労働時間を抑える工夫が必要だったのです。もちろん、10月も同様に抑える必要あります。忙しい月があるなら、その前後月の時間外労働等は抑えておく必要があるのです。
時間外労働+法定休日労働≦80時間
2～6か月の平均が、常にこの範囲内にしておかなければならないのです。
45時間を超える時間外労働は年6回しかできません。労働時間を月単位、季節単位、年単位などで計画的に業務を配分し、進捗状況を管理することが重要となります。
また、自身も自らの業務の進捗状況を把握して、必要に応じて上司に報告・相談ができる体制が理想的です。
特定の人に業務を集中させない仕組みづくりが求められます。
プロフィール
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飯野正明 特定社会保険労務士 明治大学大学院経営学修士 |
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1969年生まれ。社会人生活は、社会保険労務士一筋「27年」。2010年に東京都中央区日本橋に、いいの経営労務管理事務所を設立。現在は、Be Ambitious社会保険労務士法人代表として、職員9名（うち特定社会保険労務士2名）ともに、大手企業から中小零細企業まで多くの企業の労務相談の円満解決に力を入れている。“相談者の頼れる用心棒”としてたのしめる職場づくりを目指している。 主な著書に『労働法の知識と実務Ⅱ』(共著、東京弁護士会弁護士研修センター運営委員会編) 、『職場トラブル解決のヒント』（ギャラクシーブックス発行）などがある。 |