残業を抑制！勤務状況をメールで通知しよう

こんにちは。「レコル」カスタマーサポートの江俣です。
こちらの「レコル活用情報」ブログではレコルをより効果的に活用していただけるように、操作方法や設定方法などレコルの便利な使い方をご紹介させていただきます。

今回は、「残業の抑制/勤務状況をメールで通知する方法」をご紹介します。

労働基準法の法改正により残業時間『時間外労働』の上限規制が定められましたが、残業の抑制対策は行えていますか？

▶ 上限規制についてはこちらをチェック「罰則付き！時間外労働の上限規制」

そもそも残業時間が増加傾向にある社員は、自ら勤務状況を把握する余裕がないことが多くあり残業時間の発生原因として挙げられます。

そこで、勤怠管理システム「レコル」では時間外アラートによる『勤務集計レポート』機能についてご案内いたします。

『勤務集計レポート』では月の勤務時間や残業時間を社員自身にメールで通知することができます。
また、『時間外アラートの設定』と組み合わせることで、予め設定した残業時間を超えた社員に対してのみ通知することもできます。

これにより、例えば「通知が来たら残業時間に注意する必要がある」をルール化しておくことで、通知を受け取った社員に残業抑制を意識させる運用が可能です。
さらに、管理者は社員への残業抑制の注意喚起を自動化できるメリットもあります。

それでは、実際に通知されるメールや活用例は以下をご覧ください。

勤務状況をメールで通知する

『勤務集計レポート』をメールで通知する

月の勤務状況を『勤務集計レポート』として月中と締め日翌日の2回通知します。
今回は時間外アラートとして通知させる残業時間を15時間(※)に設定しています。
※アラートする残業時間の設定は変更可能です

【勤務集計レポート】

『勤務集計レポート』の活用例

• 月中の勤務時間を確認
  残業時間が15時間を超えている場合に、締め日の月中に現在の勤務時間(実働時間や残業時間、出勤日数など)を通知することができます。
  月中の残業時間を確認することで残業上限の超過リスクや36協定違反へのリスクを知らせることができます。

  また、管理者も残業時間が15時間を超えている社員を管理画面から確認することも可能です。
  ▶ 管理者が社員の残業時間を防ぐ方法はこちらをチェック「罰則付き！時間外労働の上限規制」

• 前月の勤務時間を確認
  残業時間が15時間を超えている場合に、締め日の翌日に前月の勤務時間を通知することができます。
  前月の累計勤務時間や残業時間を確認することで今月の勤務時間の調整を検討することができます。

  また、PC環境が整っていない場合やログインして勤務時間を確認するのが手間な場合は、
  『勤務集計レポート』で勤務時間の把握を習慣付けることができます。

最後に

残業時間の抑制については、会社がルールを定めるほか、社員が「残業をしないようにする」意識を持つことも大切と考えられます。
レコルの『勤務集計レポート』を活用することで、自身の残業時間の把握から36協定違反やリスクを回避するための意識付けを行うことができますので、 残業時間の抑制に向けた対策として是非レコルをご利用ください。

また、今回紹介した機能は無料お試しにてご確認いただけますので、是非お試しください。

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