勤怠の「確定」とは？締めとの違いとレコルで正しく運用すべき理由

毎月の勤怠締め作業で、「給与計算が終わった後に過去のデータが変わっていた」「勤務設定を変更したら、過去の集計結果まで変わってしまった」といった経験はありませんか？

レコルには、こうした締め後の勤怠データの変更や再集計を防ぐための「勤務表の確定機能」があります。
勤怠データを確定しておくことで、給与計算に使用したデータをその時点の状態で管理しやすくなります。

本記事では、「勤怠の締め」と「確定」の違い、確定機能を利用するメリット、レコルでの具体的な操作手順や運用のポイントについて詳しく解説します。

勤怠の「締め」と「確定」は何が違う？

「締め」と「確定」は混同されやすい言葉ですが、レコルで勤怠を管理する際には、それぞれ役割が異なります。

勤怠締めとは、1か月などの対象期間について、出退勤時刻や残業、休暇などの勤怠データを確認・修正・集計する業務全体を指します。
一方、勤務表の確定は、締め作業などで確認した勤務表を、その時点の状態で確定するレコル上の操作です。

つまり、
「締め＝対象期間の勤怠データを確認・修正し、給与計算などに利用できる状態に整える業務」
「確定＝確認・修正した勤務表を、その時点の状態で確定するレコル上の操作」
と考えると分かりやすいでしょう。
確定した勤務表は編集できなくなり、勤務設定を変更しても再集計されません。
勤怠を正しく締めた後に勤務表を確定しておくことで、給与計算などに使用した勤怠データを管理しやすくなります。

「勤怠締めとは？やり方・手順・よくあるミスと効率化のコツを解説」（関連記事）

なぜ勤怠の確定が必要？レコルで確定する4つのメリット

レコルの勤務表の確定機能を活用すると、勤怠締め後のデータ管理をより安全に行えます。

1. 確定時点の勤務データを保持できる

勤務表を確定すると、その時点の勤務表が確定した状態になります。
給与計算などに使用する勤務表を確定しておくことで、後から勤務設定を変更した場合でも、確定した勤務表の集計結果が変わることを防げます。
月次の勤怠締めでは、正しいデータを確認したうえで確定することがポイントです。

2. 勤務設定を変更しても、確定した勤務表は再集計されない

勤怠管理では、働き方や就業規則の見直しなど、運用途中で勤務設定や集計に関する設定を変更することがあります。
通常、勤務設定を変更すると、その設定をもとに勤務表が自動集計されます。
一方、確定した勤務表は、勤務設定を変更しても再集計されません。
そのため、過去の勤務実績を確定しておくことで、後から設定を変更した際に、過去の給与計算に使用した勤務表の集計結果まで変わってしまうことを防げます。

例えば、
6月分の勤務表を確定
↓
7月から勤務設定を変更
↓
6月分の確定した勤務表は再集計されない
というように、過去に確定した勤務実績と、その後に変更した勤務設定による勤務集計結果を分けて管理できます。

3. 確定時のアラート・申請チェックで不備を確認できる

レコルでは、勤務表を確定する際に、出退勤アラートや進行中の申請がある場合、画面上で確認できる仕組みがあります。

例えば、

• 打刻忘れ
• 未承認の申請

などが残っていないかを確認できます。
締め作業の最後に確定処理を行うことで、勤怠データに不備が残っていないかを確認するきっかけにもなります。
※設定によって、確認ダイアログを表示するか、アラートや進行中の申請がある場合に確定できないようにするかを選択できます

【確定項目の設定画面】

「勤務の確定時に出退勤アラート/進行中の申請を確認する」にチェックした場合

「出退勤アラート/進行中の申請がある場合に勤務の確定を不可にする」にチェックした場合

設定を変更する手順につきましてはオンラインマニュアル「環境設定【勤務表】を設定する」のSTEP3をご参照ください。

4. 日々の確定で月末の負担を分散できる

勤務表の確定は、月末にまとめて行うだけではありません。
レコルでは、日単位で勤務表を確定する運用も可能です。
例えば、前日の勤怠を毎日確認して確定する、あるいは1週間ごとに確認・確定するといった運用ができます。
日頃から打刻漏れや申請の不備を確認し、問題がなければ確定しておくことで、月末に集中する勤怠確認の負担を分散できます。

日々の勤務の編集／確定

指定日に対して、複数の従業員の勤務表をまとめて編集することができます。
また、従業員の名前をクリックして、対象者の勤務表を開き編集することもできます。

勤務表の一括確定

月の締め作業として複数の従業員の1か月間の勤務表をまとめて確定することができます。

詳しくは「従業員の勤務表を確定する」をご覧ください。

「あとから修正があるから確定できない」は誤解？

「確定すると、その後は一切修正できないのでは？」と考えて、確定機能を利用していないケースもあります。
しかし、確定後に修正が必要になった場合でも、確定を解除して対応できます。
例えば、締め後に打刻漏れや申請の遅れなどが発覚した場合は、必要に応じて確定を解除し、勤怠データを修正したうえで再度確定できます。
つまり、
「修正が発生する可能性があるから確定しない」
のではなく、
「基本は確定しておき、必要な場合だけ解除して修正する」
という運用がおすすめです。
確定を解除する必要が生じた場合は、修正内容や理由を社内で記録・確認できるルールを設けておくと、より適切に運用できます。

レコルでの勤怠確定の手順

レコルで月次の勤怠締め・確定を行う場合は、以下の流れで確認します。

Step 1. 勤怠データの集計結果を確認する

［勤務管理］＞［勤務表一覧］タブを開き、従業員ごとの勤務表を確認します。

例えば、

• 総労働時間
• 時間外
• 深夜時間
• 出勤日数

などの集計結果を確認し、想定と異なるデータがないか確認します。

Step 2. 打刻忘れや入力漏れを確認する

［勤務管理］＞［アラート一覧］タブを開き、打刻忘れや勤務表の入力漏れなどがないか確認します。
件数をクリックしてアラート対象者を確認し、不備がある場合は、該当する勤務表を確認し、必要に応じて修正します。
締め日になってからまとめて確認するのではなく、日々の勤怠管理の中で不備を解消しておくと、締め作業をスムーズに進められます。

Step 3. 未承認の申請を確認・処理する

［勤務管理］＞［承認一覧］タブを開き、残業や有給休暇などの未承認申請が残っていないか確認します。
未承認の申請は「進行中」と「承認対象」のステータスで確認できます。
未承認の申請がある場合は、内容を確認して承認します。
※申請機能を利用していない場合は、このステップは不要です。

Step 4. 勤務表を確定する

最後に、［勤務管理］＞［勤務表一覧］タブから対象従業員の勤務表を確定します。
必要な確認・修正を行ったうえで勤務表を確定しましょう。

特に、給与計算に使用する勤務表を確定した後に、勤務設定を変更する可能性がある場合は、あらかじめ勤務表を確定しておきましょう。
確定した勤務表は勤務設定を変更しても再集計されないため、過去の勤務表への影響を防げます。

詳細はオンラインマニュアル「従業員の勤務表を確定する」をご参照ください。

さらに便利に使いこなす！確定機能の設定

レコルでは、自社の勤怠管理方法に合わせて、確定時のチェック項目やアラートの動作を設定できます。

確定項目を追加する

［設定］＞［環境設定］＞［勤務表］タブの「確定項目の設定」から、確定時に確認する項目を追加できます。
最大3個まで項目を追加でき、表示項目設定から勤務表に表示させることができます。
例えば、1つ目を本人、2つ目を部長などの所属長、3つ目を人事労務担当者とするなど、自社の確認フローに合わせて複数の確認項目を設定できます。

確定時のアラート・申請チェックを設定する

先述の通り、［環境設定］＞［勤務表］タブから、確定時に「出退勤アラート」や「進行中の申請」がある場合の動作を設定できます。

例えば、確認用のダイアログを表示する設定や、エラーとして確定処理を止める設定が可能です。

自社の運用に合わせて設定することで、確定時のチェック漏れを防ぎやすくなります。

まとめ｜勤怠の「確定」で締め後のデータを適切に管理しよう

勤怠の「締め」と「確定」は、似ているようで役割が異なります。
締めは、勤怠データを確認・修正・集計して正しい状態に整える業務。
確定は、整えた勤務表をその時点の状態で確定し、後からの再集計を防ぐための操作です。

レコルの勤務表の確定機能を活用することで、

• 確定時点の勤務データを保持できる
• 勤務設定を変更しても確定した勤務表は再集計されない
• 確定時に勤怠の不備や未承認申請を確認できる
• 日々の確定によって月末の確認作業を分散できる

といったメリットがあります。

また、確定後に修正が必要になった場合も、必要に応じて確定を解除して修正し、再度確定できます。
まだ勤務表の確定機能を利用していない場合は、まずは月次の勤怠締めが完了したタイミングで勤務表を確定する運用から始めてみましょう。
日々の勤怠確認・確定まで運用を広げることで、月末に集中しがちな勤怠確認の負担を分散することもできます。

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