勤怠締めとは？やり方・手順・よくあるミスと効率化のコツを解説
毎月の締め日が近づくと、「紙の申請書が戻ってこない」「Excelの集計データが合わない」「打刻漏れを一人ずつ確認しなければならない」といった対応に追われていませんか？
勤怠締め（締め処理）は、毎月の勤怠データを確認・集計し、給与計算などに利用できる状態にするための重要な業務です。勤怠データに不備があると、給与計算の誤りや労働時間の把握漏れなどにつながる可能性があります。
一方で、タイムカードやExcelを使った勤怠管理では、データの回収や打刻漏れの確認、申請・承認の催促、集計・転記などに多くの手間がかかります。
本記事では、勤怠締めとは何か、具体的なやり方・手順、紙やExcelでよくあるミス、勤怠締めを効率化する方法について分かりやすく解説します。
目次
勤怠締め（締め処理）とは？
まずは、勤怠締めがどのような業務なのか、「勤怠管理」との違いや一般的なスケジュールを確認しましょう。
勤怠締めの概要と「勤怠管理」との違い
「勤怠管理」と「勤怠締め」は混同されやすい言葉ですが、指す範囲やタイミングが異なります。
| 項目 | 勤怠管理 | 勤怠締め |
|---|---|---|
| 定義 | 従業員の出退勤、休暇、残業時間などを記録・管理すること | 毎月の勤怠データを確認・集計し、確定するための作業 |
| 目的 | 労働時間や休暇などを適切に把握・管理する | 給与計算などに利用する勤怠データを確定する |
| タイミング | 日々の運用 | 毎月の締め日 |
勤怠管理は、日々の出退勤や休暇、残業時間などを記録・管理する業務全体を指します。
一方、勤怠締めとは、毎月蓄積された勤怠データを確認・集計し、給与計算などに利用できる状態にするための作業です。
つまり、勤怠管理が「日々の記録・管理」であるのに対し、勤怠締めは「毎月の勤怠データを確認・集計する作業」と考えると分かりやすいでしょう。
日々の勤怠管理を適切に行い、締め日までに必要な確認・修正を済ませておくことが、スムーズな勤怠締めにつながります。
代表的な締め日・給与支払日のスケジュール例
締め日や給与支払日は企業によって異なります。
例えば、以下のようなスケジュールがあります。
- 15日締め／当月末日払い
- 20日締め／当月末日払い
- 末日締め／翌月15日払い
- 末日締め／翌月25日払い
給与支払日までに給与計算を行う必要があるため、締め日から給与支払日までの期間を考慮して業務スケジュールを組むことが重要です。
締め日から給与支払日までの期間が短い場合、未打刻の確認や勤怠データの修正、給与計算などを短期間で行わなければなりません。
そのため、締め日になってからまとめて確認するのではなく、日々の勤怠データを確認し、できるだけ不備を早期に解消しておくことがポイントです。
勤怠締めのやり方・一般的な手順
一般的な勤怠締めは、主に以下の4ステップで進めます。
Step1. 勤怠データを回収・確認する
まず、給与計算の対象期間における全従業員の勤怠記録を集めます。
紙のタイムカードや出勤簿、Excelなどで管理している場合は、各拠点・部署からデータや書類を回収して集約します。
この段階で、対象者の勤怠データがすべてそろっているかを確認します。
Step2. 残業・休暇などの申請と承認状況を確認する
次に、残業や休日勤務、有給休暇などの申請状況を確認します。
申請が提出されているかだけでなく、必要な承認が完了しているかも確認しましょう。
未申請・未承認のものが残っていると、勤怠データの修正や給与計算に影響する可能性があります。
Step3. 打刻漏れや入力ミスを修正する
勤怠データに不備がないか確認します。
例えば、以下のようなものがあります。
- 出勤・退勤の打刻漏れ
- 二重打刻
- 出退勤時刻の入力間違い
- 休憩時間の入力漏れ
- 深夜勤務などによる勤怠データの不整合
- 申請内容と勤怠データの不一致
不備が見つかった場合は、本人や管理者に事実関係を確認し、必要に応じて修正します。
修正後は、正しい勤怠データになっているかを再確認します。
Step4. 勤怠データを集計し、給与計算へ反映する
最後に、勤怠データを集計し給与計算へ利用できる状態にします。
例えば、以下のような項目を確認・集計します。
- 総労働時間
- 時間外労働時間
- 深夜労働時間
- 休日労働時間
- 欠勤・遅刻・早退
- 有給休暇取得状況
その後、給与計算ソフトへ手入力・転記したり、CSVなどを利用してデータを連携したりします。
給与計算までExcelで行っている場合は、勤怠データを給与計算用のExcelへ転記するケースもあります。
勤怠締めでよくあるミス・課題とトラブル事例
勤怠締めでは、さまざまな確認や修正が発生します。
特に紙やExcelで勤怠管理を行っている場合、次のような課題が起こりやすくなります。
タイムカードの回収遅れや集計漏れが発生する
複数の拠点や部署がある場合、紙のタイムカードや出勤簿を回収するだけでも時間がかかります。
締め日になっても書類が届かず、全社分の勤怠データを集計できないといったケースも考えられます。
また、回収した書類を一つずつ確認・集計する必要があるため、従業員数や拠点数が増えるほど担当者の負担も大きくなります。
紙の申請・承認が遅れ、締め日直前に業務が集中する
残業や有給休暇の申請を紙で行っていると、
「申請書が上長のもとで止まっている」
「上長が不在で承認できない」
「申請書の提出自体を忘れていた」
といったことが起こる可能性があります。
締め日直前に未承認の申請がまとめて届くと、勤怠担当者の確認・修正作業も集中します。
打刻漏れや不備の確認・催促に時間がかかる
紙のタイムカードやExcelでは、打刻漏れや入力ミスなどを目視で確認する必要があります。
不備が見つかるたびに本人や上長へ電話・メールなどで確認し、修正を依頼する必要があるため、担当者の負担が大きくなります。
さらに、本人が勤務日の状況をすぐに思い出せない場合などは、確認や修正に時間がかかることもあります。
手入力や転記による給与計算ミスが発生する
勤怠データを給与計算ソフトやExcelへ手入力・転記する場合、入力間違いや転記漏れなどのヒューマンエラーが発生する可能性があります。
また、Excelの関数やマクロが複雑になると、作成した担当者でなければ修正できないなど、業務の属人化につながることもあります。
安定した勤怠管理を行うためには、担当者の経験や勘に依存しすぎない仕組みを作ることも重要です。
勤怠締めを効率化する4つのポイント
勤怠締めの負担を減らすには、「締め日にまとめて処理する」運用から、「日々の勤怠管理の中で不備を解消していく」運用へ変えることがポイントです。
具体的には、以下のような方法があります。
1. 勤怠データをリアルタイムで集計する
勤怠管理システムを利用すると、従業員が打刻したデータをもとに労働時間などを自動で集計できます。
締め日に一から集計する必要がなくなるため、締め作業では最終確認に集中しやすくなります。
2. 打刻漏れや勤怠の不備を早めに把握する
打刻漏れや休憩時間の不足などをシステムで確認できるようにすると、締め日まで不備を放置することを防ぎやすくなります。
不備を見つけたタイミングで本人や管理者に確認してもらうことで、締め日直前の確認作業を減らせます。
3. 申請・承認をWeb化する
残業や休暇などの申請・承認をWeb上で行えるようにすると、紙の申請書を回収する必要がなくなります。
申請・承認状況を画面上で確認できれば、未申請・未承認のものも把握しやすくなります。
4. 給与計算とのデータ連携を行う
勤怠データを給与計算ソフトへ連携できるようにすると、集計した時間を給与計算用のデータへ手入力する作業を減らせます。
転記作業を減らすことで、入力ミスや確認作業の削減にもつながります。
クラウド型勤怠管理システムなら勤怠締めを効率化できる
クラウド型勤怠管理システムでは、従業員の打刻データや申請内容がリアルタイムで反映されるため、締め日直前に大量のデータを回収・集計する必要がありません。
また、打刻漏れや申請漏れの確認、勤怠データの集計、給与計算ソフトへのデータ出力などを効率化できるため、担当者の負担軽減につながります。
レコルなら「自動集計」と「アラート」で確認作業を効率化
クラウド型勤怠管理システム「レコル」では、日々の打刻データをもとに勤務時間などを自動で集計できます。
また、打刻漏れや休憩時間の不足などの勤怠上の不備や、設定した時間を超えた残業などをアラートで確認できるため、締め日になってから一つずつ勤怠データを確認する負担を減らせます。
本人や管理者への通知にも対応しているため、不備を早い段階で確認・修正しやすくなります。
Web申請・承認で紙の回収や確認を効率化
レコルでは、残業や有給休暇などの申請・承認をWeb上で行えます。
申請内容が承認されると勤怠データにも反映されるため、紙の申請書を回収したり、申請内容をもとに手作業で勤怠データを修正したりする負担を軽減できます。
申請内容は自社の運用に合わせて設定できるため、紙からWeb申請への移行にも対応しやすくなっています。
また、シンプルな画面設計により、PC操作に慣れていない従業員や管理者でも利用しやすいこともレコルの特徴です。
月額100円/人から始められる
レコルは、勤怠管理に必要な機能を月額100円/人から利用できます。
無料お試し期間中から利用できるメールサポートや予約制の電話サポート、自動応答チャットも用意されています。
休暇管理やワークフロー（申請・承認）、36協定管理なども追加料金なしで利用できるため、まずは勤怠管理から始め、必要に応じて利用範囲を広げることも可能です。
質とスピードに自信あり！レコルの「サポート力」（関連記事）
給与ソフト連携と「勤務表の確定機能」で締め後のデータを管理
レコルでは、給与計算オプションを利用することで、勤怠管理から給与計算まで一つのシステムで行えます。
また、主要な給与計算ソフトに対応したCSVデータを出力できるため、勤怠データを給与計算ソフトへ転記する作業を効率化できます。
さらに、レコルには「勤務表の確定機能」があります。
勤務表を確定すると、確定時点の勤怠データを保存でき、確定後に勤務設定を変更しても勤務表が再集計されない仕組みになっています。
締め後の勤怠データを管理することで、給与計算へ引き渡したデータと、その後に変更されたデータとの食い違いを防ぎやすくなります。
「勤怠の「確定」とは？締めとの違いとレコルで正しく運用すべき理由」（関連記事）
まとめ｜勤怠締めは「締め日にまとめて確認」しないことが効率化のポイント
勤怠締めとは、毎月の勤怠データを確認・集計し、給与計算などに利用できる状態にするための重要な業務です。
- 勤怠データを回収・確認する
- 残業・休暇などの申請・承認状況を確認する
- 打刻漏れや入力ミスを修正する
- 勤怠データを集計し、給与計算へ反映する
一般的には、
という流れで行います。
紙やExcelによる勤怠管理では、データの回収や打刻漏れの確認、申請・承認の催促、給与計算ソフトへの転記などに多くの手間がかかります。
勤怠締めを効率化するためには、締め日にまとめて作業するのではなく、日々の勤怠データをリアルタイムで確認し、不備を早い段階で解消できる仕組みを整えることが重要です。
クラウド型勤怠管理システム「レコル」なら、勤怠データの自動集計やアラート、Web申請・承認、給与計算ソフトとの連携などによって、毎月の勤怠締めにかかる確認・集計作業を効率化できます。
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