株式会社YAMABISHI様

名古屋の営業所の移転に伴い、タイムレコーダーを購入するように上司から指示をされました。私としては今後のことを考えると様々な視点で「ICカードで打刻」する方法がよいと考えておりましたので、全社切り替えも視野に入れ、上司に承諾を得て情報収集を開始しました。
 
インターネットで「ICカードで打刻」と検索すると、クラウドサービスに行き着きます。実に多くのサービスがあり、フルカスタマイズから機能最低限のものまで様々です。
 
課題は「タイムカードにかかる時間・手間、資源の削減」。クラウドサービスに期待する成果は大きく4つです。①ペーパーレスであり、保存場所が不要であること　②最初にICカードをつくれば、毎月行う「紙のタイムカードへの氏名印・休日印の押印×人数（社員全員分）」の作業を行う必要がなくなる　③WEBでいつでもデータが取り出せるため、毎月各営業所で行う「営業所員全員分のタイムカードのPDF化」→総務での「手作業でのデータ化」の作業が不要になる　④過去のデータの取り出し・集計が容易にできる
 
これらの視点で充分な機能を持つサービスをいくつか候補としてあげました。
 
社内の稟議を通すためにはコストも重要な視点です。「100名まで月3000円」。“破格”ともいえる『ディーレコ』の料金設定には驚きました。「他のソフトも買わないと機能しないのかな？」と考えるほど、他社と比べて圧倒的に安いんです。
 
早速、トライアルを申し込み、機能に充分納得し、全社導入として社内稟議を申請。マニュアルの配布、打刻機（タブレット）の設置、試用期間を経て、本格運用。稟議申請から本格運用まで30日。ここまでスピーディーに導入ができたのは、マニュアルをみなくても視覚的に操作がわかるシンプルさと、圧倒的な低コストであったからだと思います。
 
工場ではタイムレコーダーを使っていた頃、“タイムカード・ラック”を出勤用と退勤用の2つにわけ、ひと目で出退勤の状況がわかるようにしていました。これも打刻用のICカードの表と裏を色分けし、“ICカード・ラック”に「出勤時は表、退勤時は裏 」というルールをつくることで、紙のタイムカード時代の運用を継承しました。
 
もうひとつ運用を継承したことが、最終的な社員ひとりひとりの勤怠表を、必要があれば紙でも出力できるようにしたことです。こちらも、『ディーレコ』からデータをダウンロードしてExcelのブックを開くだけで社員ひとりひとりの勤怠表ができる、簡単なExcelのマクロで実現することができました。
 
機能もシンプルで導入が手間いらずであったからこそ、短期間でここまで出来たのだと思います。紙のタイムカード時代とは比較にならない、予想以上の総務業務の効率化を実現できました。費用対効果としては予想以上ですね。
 
そして個人的には、タイムレコーダーを使っていた頃の「毎月社員全員分のタイムカードへの押印」がなくなったことが何よりのストレスからの開放です（笑）。毎月タイムカードをつくっていたことが今では嘘のようですね。
 
※この記事は2015年5月取材時の情報です。