有限会社ママのおうち様・特定非営利活動法人いちはらっこ様

有限会社ママのおうち様・特定非営利活動法人いちはらっこ様

業種

サービス業

従業員数

110人

打刻方法

共用打刻、 PC・タブレット打刻、 スマホ打刻

勤務体系の特長と、レコル導入の経緯

千葉県市原市を拠点に、「有限会社 ママのおうち」として4か所の保育園、「特定非営利活動法人いちはらっこ」として10事業所の学童保育を管理。
タイムレコーダーを利用していたため、離れた拠点の管理のために各事業所を回る必要がある。施設ごとに雇用形態や勤務形態も多様化しており、勤怠管理・給与計算は非常に複雑。
60〜70代の「デジタルに慣れていない世代」も多く活躍している職場。機械の故障時には随時担当者が各事業所に赴く必要があり、アナログからの脱却としてクラウド化を検討していた。

導入後の効果

導入前勤怠管理・給与計算における主な課題

課題1.機械トラブルとアップデート等の不整合

カードリーダーの機器トラブルに加え、勤怠管理ソフトと給与計算ソフトのアップデート時には、データ連携の不整合やBluetooth接続の不具合などの機械トラブルが繰り返し発生していた。その都度、手作業による調整が必要となり、業務の効率を大きく損なっていた。さらに、前述した通り、トラブルの原因を切り分けるためには、それぞれのベンダーと個別に対応・調整を行う必要があり、管理負荷の増大につながっていた。

課題2.物理的な手間と時間

カードリーダーでの勤怠管理の場合、勤怠データを集計するために複数事業所を巡回してデータを収集しにいく必要があり、移動時間と手間がかかっていた。また機械の故障時には、各事業所での対応が困難なため、随時担当者が事業所に赴く必要も。
事業所間の移動時には、担当者が機械自体を持ち歩いていたということもあり、何かの拍子に壊してしまうのでは？という不安も伴っていた。

課題3.アナログ運用による非効率

運営する事業所の一つである学童保育にはパソコンがなく、アナログなタイムカード運用が中心。他の保育園ではデータ処理が可能だったが、両者の統合が難しく全体として非効率だった。

課題4.属人化と確認作業の負担

勤怠データの確認や修正は各事業所の責任者が行っていたが、パソコンがない事業所ではデータの確認が困難。また、月末の給与計算は特定の担当者（経理に詳しい者）に業務が集中し、作業が属人化。さらにミス発生時には、対象者への事実確認に時間と労力がかかっていた。

課題5.コストと更新の手間

機械の買い替えや更新には費用と手間がかかり、特に複数拠点での導入・管理においては、コストの負担が大きな課題となっていた。さらに、タイムカードへの印字に使用するインクジェットや専用用紙などの消耗品にも、その都度コストが発生。
同様に、給与明細も紙で発行していたため、職員約110名分の明細を印刷するための用紙や封筒が必要となり、加えてそれらを封入する作業にも多くの手間と時間を要していた。

導入後レコル勤怠管理＋給与計算プラン導入の効果

効果1.作業時間が約1/3に短縮

レコル導入前は3日を要していた勤怠管理業務が、1日で完了するように。これまで各事業所における職員の勤怠データを回収するために、事業所間を移動していたため、その移動時間を含めると、さらに大きな時間短縮効果があった。

効果2.リアルタイムでの勤務状況を把握

全事業所の職員の勤務状況がリアルタイムで更新され、そのデータをスマホで随時確認ができる。これまでは、事業所ごとに管理された紙のシフト表で、勤務状況を確認しなくてはならない上に、月末に〆作業が集中してしまっていた。リアルタイムでの確認が可能となり、週単位での締め作業が実現し、作業負荷が分散できた。

効果3.ミスの減少と確認の効率化

アナログ運用時の単純ミス（記入漏れ、修正時の汚損等）などが多発していたが、ミスのアラート機能によって、打刻ミス等が自動通知。確認作業が大幅に簡略化され、作業効率もUP。

効果4.属人化の解消

これまでは、特定の本部責任者が、各事業所のデータを取りまとめてデータ処理をする必要があったが、各事業所の責任者が日次で勤怠状況を確認できるようになったことで特定担当者への負担が軽減。

効果5.拠点間の勤務状況把握

リアルタイムで従業員の出勤状況や所在を確認でき、ヘルプ要員の配置や緊急時の連絡がスムーズに。

効果6.データ連携のスムーズさ

勤怠データと給与計算がシームレスに連携し、以前必要だったCSV変換やデータ加工の手間が不要に。サポート窓口も一本化され、不明点などがある際の問い合わせの負担も軽減された。

効果7.Web明細の導入

Web給与明細により、職員110名分の給与明細を印刷する紙、その明細を入れる封筒、さらには封入作業や配布の手間がなくなり、「紙」と「工数」が大幅に削減。60代、70代の職員からも「WEBデータであればスマホの画面を拡大できるから、紙の給与明細よりも見やすい」との声も多数あり。

レコルの導入動機と目的

機械（ハードエラー）や紙やインクジェットなどの消耗品からの解放、常にオンラインで最新の状態へアップデートされる快適性、場所を選ばずデータにアクセスできる利便性からクラウド化を検討。 同様のクラウドサービスが多い中、次の3つのポイントからレコルの導入を決定。

1.コストパフォーマンス

1人あたり月額100円という手軽なコスト。
※勤怠管理＋給与計算プランの場合月額300円／1人

2.直観的な操作性

他のクラウドソフトと比較していたが、直感的な操作ができて、見やすかった。
感覚的にiPhoneのような操作ができ、複雑な操作が必要な他社ソフトと比べてもわかりやすかった。
ソフトの一本化は検討していたが、レコルで給与計算オプションがリリースされることを知り、レコルの一本化でいいなと思った。

3.勤怠と給与の連携面

勤怠管理と給与計算をいずれもレコルで一元化することで、シームレスなデータ連携を実現し、操作面に関しても勤怠管理と同様の操作で給与計算が可能。

お客様インタビュー使っていくほどに、利便性が発見できるシステム。
今後の機能拡張も楽しみです。

Q: レコルを選んだポイントや、導入への懸念点はありましたか？

もともと勤怠管理や給与計算ソフトをクラウドシステムに移行したいと考えていて、数社のクラウドサービスを比較検討していました。私が見た限りでは、機能に関してはどのサービスも横並びに見えていましたが、その中でも目を引いたのは、従業員一人当たり月100円というレコルの「コストパフォーマンスの高さ」。
（他社クラウドソフトも同様ですが）唯一、懸念点があったとすれば、イニシャルの買い切りではなく「ランニングコスト」という点でした。ただ実際に導入してみると、環境や場所を選ばず、クラウドは想像以上の快適さでした。データを回収するために事業所を巡回する必要もなくなりましたし、IC型タイムカードをBluetoothでつなげて使っていた時のような、機械やネットワークトラブルや、バージョンアップに伴う不具合なども皆無。
これまで、時間を取られていたストレスに感じていたことの多くが解決されたので、結果的に費用対効果の高さを実感できました。

Q:実際に使ってみて実感した「意外なメリット」は何ですか？

費用対効果の高さにもつながりますが、一番想像以上に良かったのが、カスタマーサポートの手厚さです。日々の困りごとをメールで気軽に質問・解決できるのはもちろんですが、常に我々ユーザーの要望や意見に寄り添う姿勢が、私がこれまで使ったサービスのそれとは比べ物にならないほどです。
たとえば以前、　「部署ごとの支給控除一覧（総合計）」の出力機能が欲しい」と具体的な要望を伝えたところ、その数週間後には、機能が実装されていました。このような機能拡張がこれまで一度や二度ではなく、常に行われているのには、驚きですね。

カスタマーサポートというと、担当者がシステム自体の仕組みや、ほかのソフトとの互換性を理解しきれていないといったケースもあり、解決までに時間を要してこちらが辟易してしまうという経験もありました。しかしレコルのサポート担当者は、むしろその真逆で、開発者に近い知識と視点でユーザー状況を解析し、時には画像やデータを用いながら満足度の高いサポートを提供してくれます。
少し大げさにたとえるならば、好きなアイドルが直接ファンサービスをしてくれるような感じです（笑）。正直、低コストサービスなので、サポート面においては期待していませんでしたが、むしろ大手企業よりも小回りが利く上に、仮にその場で何かわからないことがあっても、一生懸命考えて答えてくれているなというのが伝わってくるんです。常に親身にユーザーの声に真摯に耳を傾けて、システムをより良いものにしていきたいという気概も感じるので、とても好感が持てますね。

Q: 特に利便性を感じるのはどんな点でしょうか？

スマホで外出先から使えるのはもちろん、ハードウエアやネットワーク環境を選ばずにシームレスに利用できるのは、だいぶストレスが減りました。私は各事業所へ行かなくてはならないので、移動中に外出先からスマホで、必要なデータを必要な時に確認できるのは、業務効率の改善に繋がっています。私はMac／Winを双方で使うので、どちらでも使えるというのは、非常に便利です。
以前使っていた給与計算ソフトは、対応するのがWindowsのみだったため、カスタマーサポートにMacでも使いたい旨を相談しましたが、Macで使えるようにするには、「まずは仮想ネットワークを立ち上げて……」など、素人にはなかなか面倒なことをしなくてはならないことが分かり、断念していたところでした。また、次々と新たな機能が追加されていく拡張性の高さも、以前使っていたシステムにはなかった点。クラウドサービスの利便性を日々実感しています。

Q: 勤怠管理に加えて給与計算も導入いただきましたが、導入後の業務効率上の変化や相乗効果などはありましたか？

もともと給与計算もクラウド化させたいと思っていましたが、当時はまだレコルさんで給与計算システムがなくて（笑）。他社で検討していたところ、ちょうどカスタマーサポートの担当の方から、ついに給与計算のオプションがリリースされると聞いて「待っていました！」という感じでした。
勤怠管理データが自動で給与計算システムに連動することによって、計算ミスや人的ミスも大幅に激減しました。
また紙の給与明細がWEBになったことで、職員110名分の給与明細を印刷する紙、その明細を入れる封筒、さらにはその明細を封筒に入れる作業がなくなり、「工数」と「紙」が大幅に削減されましたのも、嬉しい効果でした。

Q: WEB給与明細に変わって、給与計算担当者や職員の方々の反応はいかがでしたか？

当法人の職員は60代、70代の「デジタルに慣れていない世代」も多く活躍しているので、最初は少なからず反発を受けるのでは？という懸念がありました。ですから導入前には、WEB給与明細のメリットや導入背景、明細の見方などを、わかりやすく丁寧に説明することを心がけました。正直、導入前にはWEB給与明細への否定的な意見も若干見受けられましたが、実際導入してみると、「WEBデータであればスマホの画面を拡大できるから、紙の給与明細よりも見やすい」との声も多く聞かれます。レコル導入後にも、紙の給与明細の支給とWEB給与明細のいずれかを選べるようにしているのですが、現在100％の職員がWEB給与明細での支給を選択しています。職員たちもメリットを感じてくれているようで、思い切って導入に踏み切ってよかったと思っています。

Q: レコルをどんな法人や業界におすすめしたいですか？

まず、保育業界の事業者には自信を持っておすすめできます。保育の現場では、子供に向き合い続けてきた保育士のみなさんが、園長先生や理事長となり、そのまま運営や経営を行うケースが多くあります。その場合、保育の現場ではITやシステムに触れる機会がほぼないので、パソコンが苦手だったり、新しいシステムや仕組みを導入することに抵抗を感じたりして、なかなかアナログから脱却できないという事業所が多く存在します。
その点、直感的な操作性でスマホから管理ができるレコルであれば、他のシステムよりもハードルが低いはず。実際に当法人が運営する「ママのおうち」の60代になる園長も、無理なく使いこなすことができています。

また当法人は複数の事業所を抱えるだけでなく、働く職員の給与形態も多岐にわたっています。固定給で働く正規雇用職員のほか、時給でフルタイム勤務の職員もいれば、パートで働く職員も。しかも保育事業においては、「施設から保育士に支給する手当」「国から保育士に支給する処遇改善手当」、「各自治体が保育士に支給する手当」などが給与にプラスされますが、その支給条件も勤務形態や運営法人によって異なります。そのため、給与計算は非常に複雑な作業となっていました。こうした背景においても、レコルの給与計算機能では、各種手当の設定を項目ごとに切り分けて柔軟に対応できるため、煩雑な計算にも対応可能です。

Q: 今後、レコルに期待することや、追加してほしい機能はありますか？

給与計算に関しては、使い始めてまだ1年経っていないので、具体的な課題感などはこれから見えてくると思います。その中でも、現在気になっているのは、給与計算の権限管理です。現状のシステムでは、各事業所の担当者が全事業所の給与計算データを閲覧できる状態になってしまっています。給与データは、機密性の高い情報なので、各事業所責任者が自事業所のみ閲覧できるような権限設定があったほうがよいと思っています。
その一方で給与計算業務を業務分担するには、権限が限定されても不便な点も。閲覧・編集権限を細かく設定できる機能があれば、さらに使いやすくなると思います。
またこれは保育業界独自かと思いますが、保育園の補助金申請には、職員の勤務時間や職種に応じた詳細データが必要なので、監査や補助金申請等で必要な帳票形式の出力機能があればさらにありがたいですね。
これから、年末調整や使用源泉徴収票もWeb上で完結できるようになると思うので、紙の削減と業務効率のさらなる向上に期待しています。

Q: レコル導入を迷われている方に一言お願いいたします。

最近では、保育業界向けICTなども開発・導入されはじめていますが、私たちの地域ではまだまだデジタル化は進んでおらず、同業者や市の職員にレコルの話をすると「スマホで操作できるなんてすごい」とよく驚かれます。
それほどレコルは、私たちの業界にとって画期的で作業効率が劇的に向上するシステムだということだと思います。飛躍的な作業効率性が実現できるにもかかわらず、高額な初期費用などもないので、どんな規模の法人にもスタートしやすいのが大きなメリットです。1ヶ月のお試し期間も設けられているので、迷われているなら、まずはぜひ一度試ししていただきたいですね。

嶋川様、インタビューのご協力ありがとうございました。

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