株式会社ガーデンはなのみ様

株式会社ガーデンはなのみ様

業種

農林業

従業員数

20人

打刻方法

共用打刻、 スマホ打刻、 ログイン打刻

勤務体系の特長と、レコル導入の経緯

「ガーデンはなのみ」は、自然豊かな長野県の中野市と長野市で、「人にやさしいものづくり」をコンセプトに、いちごの生産・販売を行う農園。代表と事務全般を担当する取締役の2名を中心に稼働し、いちごの苗づくりをはじめる6月から徐々に季節従業員の雇用し、繁忙期である2~4月の収穫期には最大18名を雇用するが、月によって作業量も異なるため、管理する従業員数にも変動がある。
レコルを導入前は、紙のタイムカードに手書きで記録し、月末にまとめて回収。計算機で勤務時間を集計し、Excelへ転記、そこから給与計算に給与明細の作成と、アナログな方法。創業当初は従業員数も少なかったため対応できていたが、農園の規模拡大に伴う従業員数の増加によって、月末にまとめて行う勤務の集計や給与管理の作業量が増え、その内容も複雑になってきた。

導入後の効果

導入前勤怠管理・給与計算における主な課題

課題1.メンバーの入れ替えも激しい季節従業員の勤怠管理

農業は季節によって業務量が増減するため、月によって稼働する従業員数も異なる。
人の入れ替えも多い上に、数日のみ勤務の単発バイトなども混在しているため、勤怠管理やその後の給与計算を手入力することが大変な手間になる。

課題2.アナログ運用による管理の煩雑さ

勤怠管理は手書きのタイムカードで、給与計算はExcelへの手入力とアナログな運用だったため、雇用人数が増えるにつれて、計算や記入ミスが増えていった。また給与の項目追加によってそれまでの関数を組み直したり、年度ごとに税率や保険料率が更新されるたびに修正したりしていた。

課題3.属人化と確認作業の負担

タイムカードは事務所と離れた農園で管理しているため、集計業務はタイムカードを回収する月末に集中してしまう。現地での手書きタイムカードのため、書き損じや見づらい記載などがあると、現場を運営する代表や当事者への確認が必要で、時間と労力がかかっていた。

課題4.勤務実態と人件費の不透明さ

タイムカードは常時農園においてあり、月末にまとめて勤怠データの集計をするため、リアルタイムに従業員の勤務状況や人件費を把握することができない。
実際の収穫量と作業量（人件費）のバランスが取れていないことが、月末にならないと分からない。

課題5.給与明細紙のコストと封入作業の手間

給与明細はExcelで作成し、紙の給与明細を従業員に配布していたが、明細の印刷後に月が前月のままなどのミスに気がつき、再印刷するなどの手間もあった。また、明細の出力や封筒への封入作業も人数が増えるに伴い、手間が増えていった。
また、給与明細を入れる封筒を再利用していたため、配布する前に従業員から回収する必要もあった。

導入後レコル勤怠管理＋給与計算プラン導入の効果

効果1.〆の作業時間が半減し、精神的ストレスも軽減！

それまで約半日かかっていた給与計算までの作業が半減。最も時間を要していたアナログ運用による人的ミスのチェックや修正作業がなくなったことで、精神的ストレスが大幅に軽減した。

効果2.リアルタイムに勤務状況が確認できる

リアルタイムに勤務状況が確認できるため、収穫量と比較した作業量（人件費）が分かるようになった。

効果3.給与明細で扶養範囲内かどうかを簡単に確認できる

パート勤務かつ扶養の範囲内で働く従業員もいるため、労働時間や収入が上限を超えていないかをリアルタイムで確認できる。さらに給与明細には、1月からの課税支給額の累計が表記されるため、扶養範囲内に収まっているかどうかが従業員本人も簡単に確認できるようになった。

効果4.入れ替えや増員が激しい季節従業員の管理がシンプルに

作業量には波があるため、月によって従業員の増減や入れ替えがあっても、簡単に登録、管理ができる。また、１つのスマホアプリから簡単に勤怠と給与を確認できるため、従業員の教育も不要だった。

効果5.給与計算の手入力作業がなくなった

勤怠管理システムに加えて給与計算プランを導入することで、勤怠のデータをボタン一つで給与に連携し、自動計算、給与明細のWeb発行まで一連でできるため、後工程の手間がほぼなくなった。

効果6.勤怠管理と給与計算の連携がスムーズ

勤怠データの連携はもちろん、勤怠管理と給与計算が同一のシステム内で完結しているため、従業員のマスターデータを共通で利用でき、勤怠管理システムに給与計算プランを追加した際も、連携作業の負担なくスムーズに運用を開始することができた。

効果7.打刻漏れ・ミスがあった際の管理者対応が軽減

申請した時間を承認すれば、そのまま勤務表が修正されるという打刻漏れの申請機能を最近利用し始めたことで、打刻忘れなどの修正の手間が減りつつある。

レコルの導入動機と目的

もともと労務業務負担の軽減と効率化のため、スマホで管理できる勤怠管理システムについてリサーチをしていた。変動性のある季節従業員の雇用で従業員数は最大でも18名程度と少人数の労務管理のため、できる限りコストはかけたくはなかった。

1.コストパフォーマンス

1人あたり月額100円という手軽なコスト。見積依頼しなくても分かる、明確な料金プランだったので導入のハードルが低かった。
また、月ごとに従業員の数に変動がある自社にとっては、最適な料金設定だった。

※勤怠管理＋給与計算プランの場合月額300円／1人

2.給与計算プランへの期待

給与計算が自動でできないかとは元々考えていたが、勤怠データのシステム連携には、とてもお金がかかるイメージがあったため会社規模的に難しいと思っていた。レコルなら、一人当たり＋２００円という手軽な料金で利用できるという点が魅力的だった。

3.操作性と機能性

年配の従業員にとっても分かりやすい、シンプルで直感的な操作性が魅力。
実際に今回のレコル導入時においても特に説明会などは開催せず、プリント１枚での説明で完了。
稼働後も特に問い合わせなどなく、スムーズに利用できている。打刻修正の申請機能で作業効率もUP。

お客様インタビューあらゆる不便や不安を解消できる！
「管理者」も「パートさん」も全員が「ラク」になるシステム

Q: レコルの導入を決めたポイントはどんなところですか？

私たちの農園では、基本的に苗づくりの時期と収穫時にパートさんを一時的に雇用しています。
ピーク時とそれ以外の月では、作業量に大きな差があり、閑散期であれば2名、収穫時の繁忙期で最大18名と従業員数は常に変動する上に、天候やいちごの出来具合によって作業量にばらつきがあるため、日々の人件費にも変動があります。
それでいて勤怠管理は、従業員自身による手書きのタイムカードで管理をしていたので、徐々に従業員数も増えてくると、管理が煩雑になってしまうことも増えてきました。
勤怠管理システムの導入を考え始め、ICカードと連携させる勤怠管理システムの導入なども検討しましたが、そもそもICカードリーダーの機械などもあり、初期費用が高いのでは？という懸念点がありました。特に当社のように、小規模かつ季節従業員を雇用する場合、労務管理にそこまでコストはかけられない……というのが本音だと思います。そんな時にたまたま見つけたのが、レコルでした。勤怠管理のみなら、「従業員数×100円／月」というシンプルかつリーズナブルな価格。パートさんの人数が変動する当社では、まさにありがたい料金形態でした。クラウドアプリケーションなので、スマホやPCがあればすぐにスタートできるのも、レコルに決めた大きなポイントの一つ。高額な初期費用もかからないので、他社と比較検討するまでもなく、レコル導入に踏み切りました。

Q:レコルを導入して、業務が改善されたのはどんな点でしょうか？

まず管理担当者としては、以前は勤怠管理も給与計算もアナログな方法で管理していたので、あらゆる作業が自動化されたことで圧倒的に楽になったことです。もともと従業員数は最大でも18人と、決して多くないはないものの、季節従業員の労務管理は勤務する月によって、勤務する人も、勤務時間も、勤務日数にもばらつきがあります。一人一人の勤務時間を手書きのタイムカードから確認し、そのデータをExcelに手入力し、社会保険や税金を確認しながら給与計算さらに給与明細の作成となると、少人数とはいえ、結構な時間を要します。
しかも、この作業を月末にまとめて私一人で行っていたので、作業負担は大きなものでした。
この入力作業が一気に自動化されたのは、私にとって大きな変化でした。月末によく起きていた手書きタイムカードの書き損じによる確認作業もなくなりました。精神的な負担もグッと少なくなりましたし、毎月、１日程度を要していた作業時間が半分程度に削減されました。

Q: レコルを使ってみて実感した使い勝手の良さはありますか？

まずは高額な初期費用がなく、ランニングコストも必要最低限という点です。初期費用がないのはもちろん、やはり従業員の方がいない期間には費用が発生しないというのは私たちのような小規模組織にとっては大変使いやすく、コストパフォーマンスも良いと思います。
また農園では従業員の入れ替えやスポット勤務も多いので、人の管理も煩雑になりがちでした。レコルの導入後は、従業員の登録には多少の手間はかかりますが、その後は、今まで私が手入力をしていた作業を全て自動でやってくれます。
とくに給与計算では便利だと感じる機能が多くあります。たとえば税金や保険料率の自動更新機能。今までは税法が変わるたびにその内容を確認しながら、Excelで計算式を変更していた税金の計算も、今はすべてレコルが最新の税法を適用して計算してくれます。税制や法改正に伴うアップデートが自動更新されることで、給与計算にかかる業務時間が削減されたのはもちろん、何より対応漏れや見落としがなくなるという、大きな安心感につながっています。

Q: レコルの導入によって新たに得られたメリットなどはありますか？

管理する側としては、人件費の把握がしやすくなったというのも導入して感じた大きなメリットです。レコル導入前は、私自身は事務所にいて農園に行くことがないので、勤務の実態が分からないことがほとんどです。たとえば、その日に何人稼働しているということは把握していても、月末に〆の作業をすると「この日は、いちごの収穫量が少ないのに、なぜこんなに勤務時間が長くなってしまったのか？」「昨年の同じ月に比べて、今年はなぜこんなに人件費が多いのか？」といったこともありました。
レコルを導入してからは、従業員の稼働数と稼働時間数を日々確認することもできるので、日々の作業量や、収穫時期の収穫量とのバランスをタイムリーに見ることができるようになり、人件費の管理がより精度高くできるようになりました。

Q: 勤怠管理の導入後、続けて給与計算プランも導入いただきましたが、この２つを同時に使うメリットはどんなところでしょうか？

一番便利だと感じたのは、ボタン一つで勤怠管理と給与計算と連動できることです。システムを新たに追加するとなると、相当な手間や費用が掛かってもおかしくないのに、当時はキャンペーン期間中ということもあり、無料で1年間利用できたので、使わない手はないなと思いました。
すでに勤怠管理の登録してあるデータも自動的に給与計算のシステムへ連携されるので、従業員データの新規登録の手間もありませんし、今まで手入力だった時には起こりがちだった給与計算のミスもなくなりました。
またこれまで税理士の方とは、年末調整などに必要なデータなどをExcelでやり取りしていましたが、レコルではファイル出力でき、税理士さんに提出するデータもスムーズに用意できるので、年末調整の作業負担が軽くなることも期待しています。

Q: WEB給与明細に変わって、給与計算担当者や従業員の皆さんの反応はいかがでしたか？

スマホを持っておられないご年配の従業員の方が2名ほどいらっしゃるのですが、その方々以外は全員使ってもらっている中で、大変好評です。従業員の皆さんにとっては、スマホのアプリから、タイムカードも給与明細も、まとめて管理・閲覧ができるというのも利便性が良いそうです。ＵＩもシンプルなので、導入をスタートした際にも特に使い方の説明会などは開かず、まずはアプリのダウンロード方法やＱ＆Ａが記載されているサイトの二次元コードをお渡ししただけ。従業員の方にはご年配の方もいらっしゃるので、「質問があれば、ご連絡をください」とお伝えはしましたが、いまだに問い合わせがきたことはないので、問題なく使われているのだと思います。当社では従業員の出入りが頻繁なので、こういったシンプルさや使いやすさは本当にありがたいですね。
加えて「WEB給与明細」の見やすさも大変好評です。実はガーデンはなのみの親会社でも「WEB給与明細」はすでに導入していたのですが、ブラウザ上で給与明細の画像を大きくスクロールしてみなければいけなかったのですが、レコルのWEB給与明細は、アプリで確認でき各項目が整理されていてとても見やすいとのことです。
またパート勤務されている方のほとんどが扶養内の範囲で勤務されているので、勤務時間が扶養の範囲内で収まっているかを、常に気にされています。これまでは従業員の皆さんも、自分で時間を計算・確認をすることでしか年収や残りの労働時間を把握できませんでしたが、レコルは毎月の給与明細に1月からの課税支給額の累計が表示されるので、そういった意味でも利便性を感じているそうです。

Q: レコル導入を迷われている方に一言お願いいたします。

初期費用のなさと利用費用を人数分で計算するというレコルの料金システムは、小規模で季節従業員を雇用する私たちにとっては本当に大きなメリットでした。さらに使ってみてこそ分かる操作性と思った以上の機能の充実さに、今でも「こんな機能があったのだ」と驚くこともあり、本当に導入してよかったと思っています。
創業当初は、まだ雇用人数が一桁だったので、手入力のアナログでもなんとか管理ができていました。ただ従業員の最大人数が増えていくにつれて、手間と複雑さも増していき、「なんとかしたい……でもウチの規模で大きなシステム投資をするのは……」と、正直迷うところでもありました。でも、レコルならコストパフォーマンスはもちろん、スマホさえあれば、簡単にスタートできる上に、操作も簡単。勤怠管理と給与計算がスムーズに連携されるので、面倒に感じていた毎月の勤怠管理と給与計算の作業を、手軽に対応できるようになりました。しかも機能も充実しているので、レコルを導入すれば、労務担当者も従業員の方も、今まであった多くの負担が軽くなり、他の業務に集中することができると思います。
レコルは勤怠管理や人件費の管理が難しい私たちのような農業を営む事業者はもちろん、一人の担当者が労務管理を担うような規模の法人にこそ、おすすめしたいですね。

お客様プロフィール