株式会社コスモデザイン様

株式会社コスモデザイン様

業種

情報通信業

従業員数

40人

打刻方法

スマホ打刻

勤務体系の特長と、レコル導入の経緯

導入後の効果

課題各種における具体的な効果

課題1.勤怠表の手書き・提出、給与明細の見づらさが従業員の負担に

レコル導入前は、従業員が勤怠表を手書きで記入し、提出のために自社オフィスまで足を運ぶ必要があった。給与明細はテキスト形式のメールで送付され、見栄えが悪く一覧性にも欠けていた。従業員側も過去の明細を確認するにはメールを保管し続ける必要があり、利便性の低さが課題となっていた。

効果1.スマホからリアルタイム打刻で、勤怠表提出のための移動が不要に。給与明細も見やすく表示

レコル導入により、従業員は勤務場所を問わずスマホからリアルタイムで打刻できるようになり、勤怠表を手書きする手間も提出のために自社オフィスまで足を運ぶ必要もなくなった。給与明細もレコル上で見やすく表示され、過去分もいつでも簡単に確認できるため、「安心感がある」という声も上がっている。

課題2. 自社開発ツールの制約と属人化した勤怠管理と給与計算が、業務リスクと担当者負担に

以前利用していた自社開発の給与計算ツールは、吉祥寺オフィス内のサーバーへ接続しなければ利用できなかった。しかし、吉祥寺のサーバーへのVPN接続設備はないため、担当者は吉祥寺勤務以外（新宿勤務・出張・テレワーク等）の場合には、給与計算業務を行うことができず、大きな制約となっていた。
また給与計算の担当者はエンジニアではなかったため、バグ発生時には都度別の担当者に連絡する必要があり、双方に業務負担がかかっていた。さらに年度切り替え時には、社労士から聞いた保険料改定や法改正への対応をツールへ反映させる必要もあり、属人化した運用によるリスクも抱えていた。

効果2. 「担当者」も「場所」も選ばない！利便性が高く安全な勤怠管理と給与計算が可能に

レコル給与計算オプション導入後は、ブラウザからアクセスできるため、新宿本社・吉祥寺・自宅・出張先など、場所を問わず給与計算業務に対応できるように。レコルの自動アップデートにより法改正への対応も自動化され、社労士への確認やルーツの修正作業が不要になった。またシステムに疑問点や不備が生じた際にはメールや電話で気軽に相談できるサポート体制が整っており、安心して運用できる環境が整った。

課題3. 税務集計や各種帳票作成については手作業での集計または外部依頼で対応する必要があった

住民税の税務集計については手作業での集計。退職時の源泉徴収票などの作成については都度Excelで作成を行っていた。
また、所得税の税務集計や「給与支払報告書」や「賞与支払報告書」の作成は社労士へ依頼し対応する必要があった。

効果3. レコルの書類作成機能で、帳票作成・税務手続きの事務負担を大幅削減

住民税・所得税の集計金額もレコルの画面上で一目確認できるため、支払い準備時の照合作業もスムーズになった。退職者への源泉徴収票もシステムで自動作成されるため、印刷して手渡すだけで対応が完結する。また、随時改定の対象者は自動表示されるため、毎月の対象者の確認作業も不要になった。
さらに、これまで社労士に委託していた「給与支払報告書」や「賞与支払報告書」もレコル上で作成できるようになり、社内完結できる業務の範囲が広がり、事務作業全体の効率化とコスト削減につながっている。

レコルの導入動機と目的

1.コストパフォーマンス

従業員40名規模で1人あたり月100円、給与計算・年末調整・マイナンバー管理まで網羅して月300円というコストパフォーマンスは、期待以上のものだった。機能が多過ぎず操作性がシンプルでわかりやすい点、そして初期費用なしで勤怠管理からスモールスタートできる点が導入の大きな決め手となった。

2.ちょうどよい“シンプルさ”の機能

他社サービスは価格が高い分、機能は充実しているが、またこれまでアナログで勤怠管理をしていたので、多機能である必要はなく、機能も絞られていてあれこれ迷わずすぐに使い始められる「シンプルかつ十分な機能性」が当社にマッチしていた。

3.アナログな運用から従業員が対応出来る

これまで従業員は毎月の勤怠記録や休暇申請は紙で運用していたが、レコルは操作性もシンプルなため、打刻はスマートフォンからのボタン操作のみで行い、休暇申請も簡単な操作で完結できている。

お客様インタビュー社労士からも「機能とコストのバランスが良い」との評価。
勤怠から給与計算、年末調整まで一元管理。
レコルで実現した効率化

Q: さまざまな勤怠システムがあった中、レコルを選んだのはなぜでしょうか？

数社のサービスを比較検討した結果、レコルを選んだ決め手は2つです。
まず、勤怠管理のみであれば1人あたり月100円という圧倒的なコストパフォーマンス。そして機能がほどよく絞られているという点です。
これまでアナログで勤怠管理をしていた管理者はもちろん、毎日打刻を行う従業員も、あれこれ迷わずすぐに使い始められる「シンプルかつ十分な機能性」に魅力を感じ、レコルの導入を決めました。
社労士からも「機能とコストのバランスがかなり良い」と驚きの声もありました。

Q: 給与計算プランを使ってみて実感した使い勝手の良さはありますか？

一つのアカウントで勤怠管理・給与計算・年末調整まで使える点です。
レコルは管理者とユーザーのIDが統一されており、勤怠管理・給与計算・年末調整までを一つのアカウントで管理できます。各機能を使う際、ログインし直す必要がなく、一つのIDで利用出来る点は非常に便利だと感じました。
当社の親会社では、勤怠管理、給与計算、給与明細、マイナンバー管理、年末調整とそれぞれ別のサービスを利用しています。システムごとにアカウントを管理し、毎月のデータのやり取りやランニングコストの管理も必要になるため、どうしても業務負担が増えてしまいます。
その点、レコルであれば勤怠管理から給与計算まで一つのシステムで対応できるため、業務の効率化につながると感じています。さらにブラウザ上で利用できるため、アップデート作業が不要な点も運用面で助かっています。

Q: その他、給与計算プラン利用することで利便性を感じている所はありますか？

■年末調整

昨年までは紙での運用を行っており、書類回収までは社内で対応し、その後の手続きは税理士へ依頼していました。
今年はレコルで年末調整を行ってみたのですが、当社は扶養家族がいる従業員や保険加入している方があまりおらず、複雑なケースも少ないため、想像していたよりもスムーズに対応できました。
また、年末調整に必要な情報の入力についても、レコルでは給与計算時に登録している住所などの利用者情報が年末調整の基本情報として自動的に反映されます。そのため、従業員が入力する内容も最小限で済み、登録のハードルも低かったと感じています。
年末調整のクラウド化にあたっては、管理者側が便利になっても従業員の負担が増えることは避けたいと考えていました。その点でも入力作業が最小限で済み、給与とあわせて一つのシステムで管理できるレコルのメリットを強く感じました。

■マイナンバーの管理

以前は従業員名簿のExcelでマイナンバーを管理しており、管理方法に不安を感じていました。
他社のマイナンバー管理サービスは別途料金がかかるケースが多いですが、レコルでは給与プランの中で利用できるため、レコルで管理しています。現在は、安心して管理できています。
また、年末調整の際にはその情報を連携して書類作成ができる点も便利だと感じています。

Q: 実際に使ってみて実感した「便利機能」はありますか？

レコルの魅力は、シンプルながらも利便性や効率性を高める「痒い所に手が届く機能」がある点です。
中でも特に助かっているのが業務スケジュール機能です。「この時期になったら年末調整の書類を集める」といった「やるべきこと」をスケジュールとして一覧で管理できます。初期登録でも基本的な業務は登録がされていますが、会社独自の項目も追加できるため、「従業員の入社・退社」「特定の従業員への特別手当支給・特別昇給」といった不定期な項目や、「仮払いの精算」といった月次の変動項目など、抜け漏れの防止にも役立っています。月ごとに整理して表示されるため見やすく、他の担当者も内容を確認できるので業務の属人化防止にもつながります。またトップページに表示されるため、アラートとしても機能しています。
その他にも、給与計算のトップ画面にメモ機能があることもとても利便性が高い点として挙げられます。従来は、社員ごとの変動項目（個別の身上異動による変更事項）をエクセルで書き留めておき、給与計算時に反映していましたが、給与計算ツール画面自体でメモできるのがとても便利です。
さらに「健康保険率変更のご案内」といった給与計算に関わる重要なお知らせを自動で通知してくれる機能も、大変ありがたいと感じています。

Q: レコル導入を迷われている方に一言お願いいたします。

ここまで価格が抑えられていると、サポートが不十分になるのでは？と思われるかもしれませんが、私の実感としてはレコルのサポートには対応は十分満足できています。
オンラインマニュアルも充実していますし、メールサポートや予約制の電話サポートも利用が出来ます。メールサポートについてはレスポンスに若干の時間はかかっても、丁寧な回答をいただけています。「アナログから急にシステムを導入するのは不安」という担当者の方でも、安心して使い始められると思います。

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