株式会社YAMABISHI様

鉄道の信号機や人口衛星とのデータ通信、また近年では電気自動車の開発現場や再生エネルギーと連携した電源システムの開発など、私たちの生活の主要なインフラの電源装置を手掛ける電源総合メーカー。半世紀に渡る歴史を持つ同社が選んだ勤怠管理システムは『ディーレコ』であった。

 

圧倒的な低コストとマニュアルいらずのシンプル操作は社内稟議から、わずか1か月での運用開始を実現。紙のタイムカードからの効率アップと作業ストレスからの解放は費用対効果として予想以上の成果をもたらした。

名古屋の営業所の移転に伴い、タイムレコーダーを購入するように上司から指示をされました。私としては今後のことを考えると様々な視点で「ICカードで打刻」する方法がよいと考えておりましたので、全社切り替えも視野に入れ、上司に承諾を得て情報収集を開始しました。

 

インターネットで「ICカードで打刻」と検索すると、クラウドサービスに行き着きます。実に多くのサービスがあり、フルカスタマイズから機能最低限のものまで様々です。

 

課題は「タイムカードにかかる時間・手間、資源の削減」。クラウドサービスに期待する成果は大きく4つです。①ペーパーレスであり、保存場所が不要であること　②最初にICカードをつくれば、毎月行う「紙のタイムカードへの氏名印・休日印の押印×人数（社員全員分）」の作業を行う必要がなくなる　③WEBでいつでもデータが取り出せるため、毎月各営業所で行う「営業所員全員分のタイムカードのPDF化」→総務での「手作業でのデータ化」の作業が不要になる　④過去のデータの取り出し・集計が容易にできる

 

これらの視点で充分な機能を持つサービスをいくつか候補としてあげました。

 

社内の稟議を通すためにはコストも重要な視点です。「100名まで月3000円」。“破格”ともいえる『ディーレコ』の料金設定には驚きました。「他のソフトも買わないと機能しないのかな？」と考えるほど、他社と比べて圧倒的に安いんです。

 

早速、トライアルを申し込み、機能に充分納得し、全社導入として社内稟議を申請。マニュアルの配布、打刻機（タブレット）の設置、試用期間を経て、本格運用。稟議申請から本格運用まで30日。ここまでスピーディーに導入ができたのは、マニュアルをみなくても視覚的に操作がわかるシンプルさと、圧倒的な低コストであったからだと思います。

 

工場ではタイムレコーダーを使っていた頃、“タイムカード・ラック”を出勤用と退勤用の2つにわけ、ひと目で出退勤の状況がわかるようにしていました。これも打刻用のICカードの表と裏を色分けし、“ICカード・ラック”に「出勤時は表、退勤時は裏 」というルールをつくることで、紙のタイムカード時代の運用を継承しました。

 

もうひとつ運用を継承したことが、最終的な社員ひとりひとりの勤怠表を、必要があれば紙でも出力できるようにしたことです。こちらも、『ディーレコ』からデータをダウンロードしてExcelのブックを開くだけで社員ひとりひとりの勤怠表ができる、簡単なExcelのマクロで実現することができました。

 

機能もシンプルで導入が手間いらずであったからこそ、短期間でここまで出来たのだと思います。紙のタイムカード時代とは比較にならない、予想以上の総務業務の効率化を実現できました。費用対効果としては予想以上ですね。

 

そして個人的には、タイムレコーダーを使っていた頃の「毎月社員全員分のタイムカードへの押印」がなくなったことが何よりのストレスからの開放です（笑）。毎月タイムカードをつくっていたことが今では嘘のようですね。

 

※この記事は2015年5月取材時の情報です。