株式会社ユニティ様

レコル導入前は、タイムカードに打刻した出退勤の記録をExcelの勤務表に社員が各自で行っていました。当社の営業所は、北は北海道、南は鹿児島まで全国に約40以上あります。260名いる社員のうち約170名が営業職やそれに準ずる職種です。彼らはお客様先に直行直帰する機会が多いため、タイムカードの打刻漏れが頻繁に起きていました。打刻漏れした勤務時間のExcelへの入力は、営業所にいる事務職員が代行していたので、客観的かつ適切な労務管理とはいえない問題を抱えていました。

 

毎月の給与計算も改善したい課題の1つでした。私たちが所属する本社経理部では、総務や人事、ITなど社内のバックオフィス業務をすべて担当しています。勤怠管理や給与計算は、数あるバックオフィス業務のほんの一部に過ぎません。

 

当社の給与の締め日は毎月15日で、銀行への振り込みを考えると給与計算にとれる時間は実質2～3日しかありません。毎月、私たち2人が締め日を過ぎてから全社員のExcelの勤務表を集計し、給与計算から給与ソフトまでの入力を他の業務と並行しながらほぼ手で作業していました。そのため、給与計算だけで約10～14時間ほどかかり、締め日付近は深夜残業をせざるを得ない状況だったのです。給与計算の最中にシステム障害が起きたときは、業務に多大な影響を及ぼすこともありました。

 

また、残業や休日出勤などの申請もすべて紙で行い、各営業所の上長が承認の上、本社経理部宛てにFAXで申請用紙を送っていました。繁忙期は、本社経理部に大量のFAXが届くので、FAXのデータを給与ソフトに入力する作業にもかなりの工数がとられていました。

 

 

【レコルを選定した理由】シンプルな操作性と1人100円/月の低価格なコストを理由に選定

 

当社は直行直帰をする社員が多いため、スマートフォンで打刻できる勤怠管理システムの導入を検討していました。2018年に全社員にスマートフォンを支給したことを機に、レコルの導入に踏み切りました。

 

数あるクラウド型勤怠管理システムの中からレコルを選定した理由は、機能がシンプルで社員が操作しやすいと思ったからです。スマートフォンを使った勤怠管理は、当社にとって初めての試みなので、社員がすぐに理解できる操作性の高さを重視しました。初期費用0円で、1カ月の1人当たりのコストが100円と低価格で利用できるもの魅力に思いました。

 

2019年の2月頃から全社で約1カ月のテスト期間を設け、4月からタイムカードを廃止し、レコルの本番運用を開始しました。今は一部のパート職員を除き、社員は全員スマートフォンで出退勤の打刻をしています。操作方法がわかりやすく、事前に操作指導の説明会を3～4回実施したので、社員にはスムーズに浸透しました。残業や休日出勤などの申請方法が大きく変わったため、当初は申請関連の質問が多かったものの、基本操作はテスト期間の1カ月でほぼマスターできたようです。

 

 

【導入効果】給与計算に費やす時間が1/2以下となり、有給休暇の管理工数も大幅に削減

 

勤務時間の集計や残業時間はレコルですべて自動計算されます。レコルは給与ソフトとCSV連携できるので、給与計算の結果を給与ソフトに手入力する必要がありません。その結果、勤務時間の集計や給与計算が半日程度で終わり、従来の1/2以下の工数となりました。

 

レコル導入前は締め日の15日を過ぎてから社員はExcelの勤務表にタイムカードの勤怠情報を入力していました。特に営業所は、事務職員が締め日後に半日近くかけて、社員の勤務データをまとめて入力していたため、私たちは15日以降でないと全社員の勤務情報を把握できませんでした。

 

しかし、レコルにしてから各自が毎日の勤務記録をつけるので、全社員の勤怠情報が一元管理できます。リアルタイムである程度の勤務記録がわかるので、打刻漏れなどの不備をすぐに修正できて便利です。打刻漏れやデータに不備がある社員には直接アラートで通知されるので、導入当初は多かった打刻漏れも今はほとんどありません。

 

残業申請、有休申請の申請機能のおかげで、FAXでの申請が不要となったのも大きな導入メリットです。当社では毎年4月1日に紙で作成した有休管理証書をPDF化して社員に支給していたので、年度末は私たち2人が毎年タイトなスケジュールで作業をしていました。しかし、レコルの有休管理機能なら有休付与や残日数の管理が容易に行えます。次年度繰り越しなどが自動化され、かなり作業が楽になりました。

 

レコル導入により、勤怠管理や給与計算など労務管理の作業効率が大幅に改善されましたが、まだ一部手作業で修正せざるを得ないところも少しあります。クラウドサービスならではのメリットを生かして、今後の機能拡張で、より便利に使えるよう期待しています。

 

※この記事は2020年12月取材時の情報です。

※レコルはAWS（Amazon Web Services）上で稼働