レコルでの業務イメージ（勤怠管理編）
「新しいシステムを導入したいけれど、自社の運用に合うか、必要な機能が十分に揃っているか」「いざ設定してみて、結局合わなかったら時間と労力が無駄になってしまうのでは…」そんな不安をお持ちではありませんか？
特に「コストを抑えられるのは魅力だが自社に本当にフィットするか分からない」という声をよく耳にします。
そこで本記事では、レコルを実際に使った場合の業務フローを具体例を交えながら解説します。
「少しでも自社の業務に合いそう」と感じたら、無料お試しで実際の運用が自社に適しているかどうかを確認してみてください。
また、自社に必要な運用要件がまだ明確になっていない場合でも、本記事が業務整理のヒントとなれば幸いです。
給与計算オプション編は「レコルでの業務イメージ（給与計算オプション編）」からご確認いただけます。
※レコルは企業ごとに柔軟な運用が可能なシステムです。そのため、ここでご紹介するのはあくまで一例です。
判断に迷う場合はお気軽にお問い合わせください。
目次
勤怠管理から給与計算（年末調整）までの流れ
レコルは、従業員の打刻データをリアルタイムで収集し、勤怠管理から給与計算、さらに年末調整までをシームレスに一元管理できるクラウドシステムです。
まずはレコル導入後の、日々の勤怠管理から給与計算までの流れについてご説明します。
※ここでいう管理者とは部下のみを管理する勤怠管理者、全従業員を管理する管理者（労務担当など）、給与計算担当者などの総称です。
レコルでは管理の権限を細かく変更することが可能です。
- 【従業員】打刻（日々）
- 【管理者（上司や労務担当など）】管理（日々）
- 【従業員】勤務表確認/編集/申請（必要に応じて）
- 【管理者（上司や労務担当など）】勤務表確認/編集/承認（必要に応じて）
- 【管理者（上司や労務担当など）】勤怠確定/データ連携準備（締め日）
- 【管理者（給与担当など）】勤怠データ連携/給与計算/給与確定（毎月）
- 【管理者（給与担当など）】明細公開/振込/納付（毎月）
- 【従業員】給与明細確認（毎月）
- 【管理者（給与担当など）】配布/回収/確認/作成/手続（年末調整）
- 【従業員】回答（年末調整）
- 【従業員】源泉徴収票確認（年末調整）
次から、各業務フローを具体例とともに詳しくご紹介します。
【従業員】打刻
まずは従業員の「打刻」により勤務時間を記録していきます。
レコルでは、企業の働き方や環境に合わせて多様な打刻方法を提供しています。
すべての打刻データはシステム上でリアルタイムに集約され、自動で勤務時間・残業時間などを計算します。
シフト勤務や中抜けにも柔軟に対応可能で、打刻ミスや未打刻のアラート機能も搭載しており、効率的な勤怠管理を実現します。
打刻の特長
打刻方法や組み合わせは自由に選択可能
- 拠点や人ごとに異なる打刻方法もOK（例：A拠点はICカード打刻、B拠点はPCログイン打刻）
- 日によって異なる打刻方法もOK（例：通常はPCログイン打刻、棚卸の日はスマホアプリ打刻）
- 出勤時と退勤時で異なる打刻方法もOK（例：出勤は会社のICカード打刻、退勤は直帰でスマホアプリ打刻）
打刻方法の制限設定も可能
- 特定の従業員に対して、特定の打刻方法のみ利用可能に設定（例：一部の社員はスマホアプリからの打刻不可（勤務表確認のみ）、ICカードでのみ打刻可能）
- セキュリティの観点から、「社内のPCからしか打刻を受け付けない」といったルール設定も可能
すべての打刻データを一元管理
- どの打刻方法を利用しても、リアルタイムにレコルの画面上で勤怠データを集約し、管理者・従業員ともに簡単に確認可能（客観的な記録がとれる）
- 勤務時間・残業時間等はリアルタイムで自動計算。集計ルールは自由に作成できるため、シフト制にも対応（集計可能な表示項目についてはこちら）
- 打刻ミスや未打刻を通知するアラート機能を搭載
- アラートは管理者だけではなく本人にも出すことができる
- レコルの打刻ログ及び勤務編集履歴は過去5年間まで確認することができる
※様々な就業形態への対応については以下の機能ページもご確認ください
カスタマイズ可能な打刻ボタン
- 休憩時間を記録する打刻ボタンも設置可能
- 特定の勤務を記録するボタンを作成可能（例：在宅勤務ボタン、出張ボタン）※一部専用端末を除く
- メモを追加して特記事項を記録することも可能※一部専用端末を除く
さまざまな勤務形態に対応
- 中抜け（業務中の外出）は、休憩時間として記録することで管理可能（休憩/戻り時刻の記録）
- 1日複数回の打刻や、勤務ごとに作業場所を登録することも可能（例：A拠点での作業時間を集計したい等）
- 23時間以内の勤務であれば始業時刻の属する日で集計されるため、夜勤など日を跨ぐ場合の集計も安心
打刻方法の詳細
- PC/タブレット打刻（ログイン）：オフィス勤務・テレワークどちらでも対応
- スマホアプリ打刻（GPS可）：外出先の勤務記録もリアルタイムで収集
- 共用打刻
- ピットタッチ打刻
- ICカード打刻（共用パソコン＋ICカードリーダー利用）
- その他の打刻方法（Slackや生体認証打刻など）
- 打刻の上手な使い方
各社員がログインして出退勤を記録する方法です。
本社勤務の事務員など、オフィス勤務とテレワークのどちらにも対応可能な打刻方法の一つです。
各社員が無料の専用アプリをインストールして打刻します。（Android/iOS共に対応）
外出が多い営業社員やトラックドライバー、配達員などの勤務記録もリアルタイムに収集可能です。
スマートフォンのGPS機能を利用して、打刻した位置を記録することも可能です。※打刻位置を制御するジオフェンシング打刻には対応しておりません。
管理画面でアイコンをクリックすると、打刻位置情報を確認することができます。
1台の共用PCやタブレットで専用の打刻用URLを開いて利用します。
複数店舗を展開している企業や、個別端末や個人アドレスを持たない従業員向けです。
ヘルプ打刻にも対応しているため、別店舗での勤務がある場合も対応できます。
打刻だけでなく勤務表の確認や申請も可能です。
パスワードをかけることもできるので、不正打刻を防止することもできます。
PC不要、専用のICカードタイムレコーダーで打刻します。
タイムカードの運用と近しいため、従業員の混乱を最小限に導入が可能です。
耐久性に優れているのでPCが置きにくい工場や現場への設置もおすすめです。
共用パソコンとICカードリーダーを接続するだけでICカード打刻が可能になるため、初期費用を抑えることができます。
こちらもタイムカードの運用と近しいため、従業員の混乱を最小限に導入が可能です。
またピットタッチ打刻ではできない、打刻ボタンのカスタマイズや勤務表の確認・申請も可能になります。
Slackでの打刻や生体認証打刻なども可能です。
詳細は以下で詳しくご説明しております。
レコルでは、ほとんどの打刻方法で打刻ボタンのカスタマイズや、打刻時のメモ追加が可能です。
これにより、勤怠管理がより効率的に行えます。
- 文言や色の変更
- 勤務区分を記録する新規ボタンの作成（A部署にしか表示しないなどの制御も可能）
【打刻ボタンのカスタマイズ例】
「休憩」ボタンを「中抜け」に修正。ボタンの色を変更して視認性を向上。
「在宅開始/終了」ボタンを登録し、在宅勤務の回数や勤務時間を集計
「出張」ボタンで出張回数を記録し、出張手当を支給
「弁当」ボタンで弁当が必要かどうかを記録し、昼食時に支給
- アルコールチェックの内容を記載して打刻をする ※他のデータ同様5年間保管されます
- A社直帰など、打刻位置情報についてのメモを追加する
【打刻メモの使用例】
【管理者】管理
管理者は、従業員の勤怠状況をリアルタイムで確認し、アラート機能を活用して不備やミスを未然に防げます。
ダッシュボード機能では「打刻・勤務状況の確認」や「打刻漏れや勤務表の入力忘れ等により発生したアラートの確認」などが1画面で確認できます。
今月の勤務時間として、労働時間や時間外と時間外見込み（直近の勤務状況から当月末の時間外合計を予測した時間）、深夜時間などのグラフ表示を確認することもできます。
時間外については当月、直近2か月、直近3か月でアラートを出すことも可能です。
（閾値のカスタマイズや所属ごとに個別のアラートを出すことも可能）
また、36協定の時間外労働上限についても簡単に確認ができます。
- 限度時間（月45時間、年360時間）のチェック
- 月45時間超の回数（年6回まで）
- 月100時間未満（休日労働含む）
- 年720時間のチェック
【単月・年間の時間外労働の上限チェック】
単月と年間の時間外労働上限チェックでは下記の確認ができます。
- 2～6ヵ月平均で80時間以内（休日労働を含む）
- 上限を超過するまでの残り時間
【複数月の時間外労働の上限チェック】
複数月の時間外労働の上限チェックでは下記の確認ができます。
また、アラートが発生した場合に従業員本人にメール通知することや、従業員のアラート発生状況を管理者にメール通知することができます。
＜メール通知の活用例（36協定の時間外労働）＞
単月の時間外労働が30時間や45時間を超えた利用者にアラートをメール通知する
年間の時間外労働が240時間を超えた利用者にアラートをメール通知する
複数月の時間外労働アラートが発生している利用者にアラートをメール通知する
年5日の年次有給休暇の取得状況の確認や年次有給休暇管理簿出力機能等、労働基準法に則った管理を簡単に行える機能も用意しています。
36協定の時間外労働・有給休暇の取得義務の管理については以下もあわせてご確認ください。
【従業員】勤務表確認/編集/申請
【管理者】勤務表確認/編集/承認
従業員は自分の勤務表をリアルタイムで確認可能です。
アラートを確認したり、管理者から声をかけるなど、勤怠情報を日々正しく更新することにより、締め日付近の負担軽減につながります。
勤務時間以外にも、有給休暇取得（時間有休含む）/会社独自の休暇取得や夜勤シフト等の集計ルールの変更など、勤務表に変更を加えたい場合も同様に勤務表編集または申請で対応できます。
※年次有給休暇の管理については以下もご確認ください。
有休の自動付与等便利な機能がございます。
勤務表に変更を加えたい場合の運用方法は自社の運用に合わせて選択可能です。
例１：従業員に勤務表の編集権限をすべてあたえ、勤務時刻の修正や有休の取得など自由に編集させる
例２：従業員に一部の勤務表の編集権限をあたえる（勤務時刻は自分で修正、有給は申請制など）
例３：従業員には編集権限を与えず、管理者が代理で編集する
例４：従業員には編集権限を与えず、すべて申請制にする
レコルは「申請する」「閉じる」「＜前月へ」「翌月へ＞」など、メニューが文字メインのため、PC操作が苦手な方でもご利用しやすく、従業員から問い合わせがあった際の回答もアイコンの色形の説明が不要なので、負荷なく行うことができます。
次に勤務表の編集と申請の業務イメージと例をそれぞれご説明します。
勤務表編集
打刻漏れのアラートなど、従業員自身で勤務表を確認し、都度修正をさせたり、有給休暇や集計ルールの変更（シフトの変更）、休憩時間の追加などをさせることが可能です。
※編集権限は一部項目に限定することも可能です。
打刻と勤務表が乖離している場合にアラートを出せるため、不正な修正チェックも安心です。
また、従業員の勤務編集履歴は過去5年間まで確認することができます。
【業務例】
１）従業員が前日の出勤打刻漏れアラートを当日の勤務表のアラートまたは翌日メール/プッシュ通知などで確認
※アラートが出ている項目は勤務表上で赤く表示
※前日のアラートを翌日にメール通知することが可能（管理者にのみ通知等の設定も可能）
２）レコルにログインし、自身の勤務表を直接編集
（PC/タブレットからのログインやスマホアプリからの編集が可能）
本人も管理者も編集履歴を確認することができます。
申請
レコルの申請/承認機能は、勤務表の項目の変更内容を申請し、承認されるとその項目を変更内容で上書きする仕組みです。
申請する項目を自由にカスタマイズすることで、運用に合わせて様々な申請を行うことができます。
【例】
決まったフォーマットがなく、自由に作成できるのがレコルの申請の特長です。
作成に迷う場合は無料お試し中からご利用可能な「レコルの無料メールサポート」にお気軽にお問い合わせください。
【業務例】
１）従業員が前日の出勤打刻漏れアラートを当日の勤務表のアラートまたは翌日メール/プッシュ通知などで確認
※アラートが出ている項目は勤務表上で赤く表示
※前日のアラートを翌日にメール通知することが可能（管理者にのみ通知等の設定も可能）
２）申請ボタンから該当の申請を選び、開始時間を入力。承認者（２階層まで設定可）を選択して申請
（PC/タブレットからのログインやスマホアプリからの申請だけではなく、一部打刻専用端末を除く共用の端末でも申請可能）
３）承認者が承認一覧やホーム上で申請を確認して承認
（PC/タブレットからのログインやスマホアプリからの申請だけではなく、一部打刻専用端末を除く共用の端末でも申請可能）
※メールやSlackでの通知も可能
４）承認者による承認が完了すると、勤務表が更新される
本人も管理者も履歴を確認することができます。
申請については以下でも詳しくご説明しています。
【管理者】勤怠確定/データ連携準備
レコルでは勤務表の確定機能により、勤怠の締め作業を行うことができます。
日々の勤怠の確定を行うことができるので、月末などにまとまって締め作業を行う必要がなくなります。
なお、勤務表は締め日にまとめて確定することも可能です。
勤務の確定時に出退勤アラート/進行中の申請を確認する機能もあるため、対応もれのリスクを避けることもできます。
集計した勤務データはCSVデータやテキストデータとして出力可能です（出力レイアウトはカスタマイズ可能）。
勤務表をPDFで出力することもできます。
社労士や労働基準監督署への提出書類としてもご活用いただけます。
※勤務分析を行いたい場合は、データを出力しなくてもレコル上で可能です。
詳細は「勤務分析機能について」をご確認ください。
レコルの無料お試しで実際に自社にマッチするか確認してみましょう
ここまでで勤怠管理プランを利用した業務の流れやレコル利用イメージは完了です。
「自社に合うか確認したい」と感じたら、ぜひ無料お試しを活用し、実際の業務フローでお試しください。
勤怠の導入が完了したら、次は給与計算オプションを利用し、さらなる業務効率化を目指しましょう
給与計算オプションを利用した業務の流れやイメージについては「レコルでの業務イメージ（給与計算オプション編）」に掲載しておりますので続けてご確認ください。
勤怠管理についてお困りのことはありませんか？
月100円で企業の勤怠管理に関するお悩みを劇的に改善致します。
