レコルでは打刻を行うことで勤務表へ自動で勤務データが記録されます。
作成した勤務表は給与連携用にCSV形式やテキスト形式、保管用にPDF形式でファイル出力することができます。
詳しくは「レコルのファイル出力機能について」をご参照ください
※運用に合わせて1日に複数回の勤務を記録する、勤務ごとに作業場所を記録するなどの記録を行うことも可能です。
このページでは、レコルの勤務表についてご紹介します。
目次
勤務表への記録について
打刻からの記録
打刻を行うことで勤務表に勤怠データが記録されます。
ここでは勤務表に打刻から記録する方法についてご説明します。
※レコルでは様々なケースに対応できるよう、豊富な打刻方法をご用意しております
打刻方法につきましては「レコルの打刻方法について」をご覧ください
※勤務表を記録する上で複数の打刻方法を併用できます
【出退勤打刻】
出勤や退勤の打刻をすることで、勤務表の開始/終了を記録します。
出退勤の打刻を複数回行った場合、出勤は最初、退勤は最後の打刻を優先して記録されます。
※1日に複数勤務を記録する設定の場合は、打刻した回数分の勤務を記録できます
【休憩打刻】
休憩や戻りの打刻をすることで、勤務表の休憩時間を記録します。
※打刻ボタン設定から休憩/戻りボタンを有効にする必要があります
【その他の打刻】
打刻ボタンは自由にカスタムできますので、運用に合わせて独自の打刻ボタンを作成できます。
・在宅開始/在宅終了ボタンを登録→勤務区分を在宅に変更＋開始/終了に時刻を記録する
・出張ボタンを登録→勤務区分を出張に変更する
※打刻ボタンを特定の所属や利用者にのみ表示する運用もできます
勤務表を編集しての記録
勤務表を編集して記録する方法についてご説明します。
【従業員に編集を許可する場合】
打刻忘れた場合、従業員が勤務表を直接修正することができます。
※不正な修正への対策について
勤務表に対する編集は全て履歴として記録され、いつ誰がどのような編集をしたかをいつでも確認することができます。
具体的な確認方法については「従業員の勤務編集履歴を確認する」をご確認ください。
また、打刻した時刻と勤務表を修正した時刻が乖離している場合、閾値を設定してアラート表示する事も可能です。
具体的な確認方法については「不正な打刻修正をしている従業員を確認する」をご確認ください。
【従業員に編集を許可しない場合】
打刻忘れ等が発生した場合、申請機能を利用し管理者が申請を承認したタイミングで勤務表に時刻を反映させる事ができます。
申請機能のできることについて詳しくは「レコルの申請/承認機能について」をご確認ください。
※有給休暇の取得は申請制にして、それ以外の欠勤や遅刻/早退は各自に入力させたり、打刻で記録した時刻だけを修正できなくするなど、より細かな設定も可能です。
運用に合わせた設定を行う場合は複数個所の設定が必要になるケースもありますので、レコルサポートへお問い合わせください。
運用に合わせた勤務の記録
レコルでは上記以外にも1日に複数回の勤務を記録したり、勤務ごとに作業場所を記録するなど、運用に合わせた勤務の記録も可能です。
1日に複数回の勤務を記録する
中抜けシフトや複数箇所での勤務が発生し1日に複数回の勤務がある場合、1日に複数回の勤務を記録することができます。
例えば、出退勤の打刻を2回行った場合、以下のように2回分の勤務が記録されます。
勤務の作業場所を記録する
拠点や店舗を作業場所に登録しておくことで、勤務に作業場所を記録することができます。
独自のカスタム項目を設定して記録する
カスタム項目を利用し、初期設定で用意のない項目についても自由に作成し運用に合わせて設定ができます。
※時刻/数値/テキストの3種類の形式を設定できます。
・従業員の「自己学習時間」を記録する
・申請した時間として「時間外(申請)」「深夜(申請)」を集計する
・手当支給用に「夜勤回数」「介護訪問回数」「弁当回数」等を記録する
・勤務日ごとの「交通費」を記録して集計する
・フリーテキスト項目として「事由」を追加する
詳しくは「勤務表のカスタム項目を設定する」をご覧ください。
日ごとに所定時間が異なる勤務を記録する
シフト勤務や時差出勤など、日ごとに所定時間（開始/終了）が異なる場合、日ごとに勤務設定を選択して記録することができます。
設定方法についてはオンラインマニュアル「勤務表から日ごとに勤務設定を変更する」をご確認ください。
管理者側で可能な勤務表の記録について
管理者側で行える勤務表の記録についてご紹介します。
※管理者は従業員の勤務表をリアルタイムで確認することができます
※日々の勤怠管理でできることについては「レコルでの日々の勤怠管理について」をご確認ください
日々の勤務の編集／確定
指定日に対して、複数の従業員の勤務表をまとめて編集することができます。
日ごとに勤務表を確定することもできるので、毎日勤務表を確定する運用も可能です。
※確定した勤務表は編集できなくなり、勤務設定を変更しても再集計されません
また、従業員の名前をクリックして、対象者の勤務表を開き編集することもできます。
勤務表の一括確定
月の締め作業として複数の従業員の1か月間の勤務表をまとめて確定することができます。
勤務表を毎月確定することで確定時点の勤務表を保管することができます。
詳しくは「従業員の勤務表を確定する」をご覧ください。
勤務表の一括更新
長期休暇などにより特定の勤務区分を一括で更新したい場合や、来月の勤務予定をまとめて登録したい場合、勤務スケジュール機能を利用して勤務表を一括更新することができます。
詳しくは「勤務データの一括更新」をご覧ください。
勤務データのインポート
タイムレコーダーや入退室管理システムなどから勤務の開始/終了の時間などを取り込み、勤務データの登録を行うことができます。
詳しい手順はオンラインマニュアル「他社システムから勤務データを取り込む」をご確認ください。
最後に
今回は勤務表への記録についてについてご紹介しました。
勤務表への記録についてはデモサイトからもご確認いただけますので、是非お試しください。
このブログを通して少しでもレコルの導入検討のお役に立てば幸いです。
今後も、レコルブログではレコルの活用情報を発信していきますので、ぜひご覧ください。